Esta plantilla permite llevar un registro de seguros de viaje contratados con los datos de cada expediente, póliza, aseguradora, viajero, servicio, vigencia, importe, responsable, estado y entrega administrativa.
El libro Excel en formato XLSX reúne el registro operativo, un resumen calculado y una hoja de parámetros editables. Está orientado a agencias de viajes y turoperadores que necesitan documentar pólizas ya contratadas sin valorar ni recomendar coberturas.
Cómo puede ayudarte esta plantilla
- Centraliza los datos administrativos de pólizas y expedientes en un único libro.
- Calcula días de vigencia, importes, personas, entregas y recuentos por estado.
- Aplica listas y límites editables para mantener criterios de registro coherentes.
- Genera avisos cuando faltan datos o existen incoherencias entre fechas, estado y entrega.
Qué contiene el archivo
Cómo empezar
1. Configura los parámetros
Comprueba las listas de estados, servicios, aseguradoras y responsables, además de los límites aplicados a fechas, personas e importes.
2. Introduce cada expediente
Utiliza una fila de la hoja Seguros para indicar expediente, salida, viajero, servicio, póliza, fechas, personas, importe, aseguradora y responsable.
3. Registra el estado y la entrega
Selecciona el estado correspondiente y añade la fecha de entrega administrativa cuando la documentación figure como entregada.
4. Consulta cálculos y avisos
Comprueba los días de vigencia, el aviso asociado a cada fila y los indicadores de la hoja Resumen para organizar las tareas administrativas.
Estructura del registro de seguros contratados
El archivo se organiza en tres hojas: Resumen, Seguros y Parámetros. Seguros concentra los expedientes; Resumen presenta los indicadores calculados; y Parámetros contiene las listas y los límites utilizados por las validaciones.
La hoja principal incluye filtros desde los encabezados y mantiene visibles esos encabezados al desplazarse por el registro.
Datos y cálculos disponibles
El área preparada admite 100 expedientes, desde la fila 5 hasta la 104. Cada fila puede recoger la referencia del expediente, la salida, el viajero, el servicio, la póliza, la contratación, la vigencia, las personas, el importe, la aseguradora, el responsable, el estado y la entrega administrativa.
Las dos últimas columnas calculan los días de vigencia y muestran un aviso basado en los datos introducidos. El Resumen agrega registros, personas e importes no cancelados, entregas, porcentaje entregado, avisos y salidas previstas en los próximos 30 días.
Caso práctico con datos ficticios
Entrada: el expediente ficticio EXP-FIC-26001 registra una salida el 20/09/2026, vigencia del 20/09/2026 al 27/09/2026, dos personas, un importe de 178,50 €, estado Entregado y entrega administrativa el 03/09/2026.
Resultado: la fórmula calcula 8 días de vigencia y devuelve «Sin aviso», porque los campos requeridos están completos y las fechas, el estado y la entrega son coherentes con las reglas configuradas.
Interpretación: el expediente queda documentado como entregado y no activa las comprobaciones automáticas previstas en esa fila.
Decisión: puede mantenerse como expediente entregado y utilizar los avisos del registro para localizar otras filas con datos pendientes o incoherentes.
Errores habituales y soluciones
La columna Aviso de revisión permite localizar varias incidencias de registro:
- Si faltan campos entre Expediente y Estado, aparece «Revisar datos»; se soluciona completando la información pendiente.
- Si la salida queda fuera de la vigencia o las fechas siguen un orden incoherente, aparece «Comprobar fechas»; se deben corregir las fechas afectadas.
- Si el estado es Entregado y no consta la fecha de entrega, aparece «Revisar entrega»; se debe incorporar esa fecha o actualizar el estado.
- Si existe una fecha de entrega con un estado distinto de Entregado, aparece «Comprobar estado»; se deben armonizar ambos campos.
- Si una salida no cancelada está a siete días o menos y no consta la entrega, aparece «Comprobar entrega»; se debe actualizar su situación administrativa.
Límites del archivo
Las fórmulas, validaciones e indicadores utilizan las filas 5 a 104 de Seguros. Si se necesitan más registros, habrá que ampliar los rangos correspondientes en el libro.
Los límites iniciales admiten fechas entre el 01/01/2026 y el 31/12/2028, entre 1 y 99 personas e importes de 0 a 50.000 €. Estos valores pueden editarse en Parámetros.
El archivo no incluye gráficos ni tablas estructuradas de Excel. Tampoco analiza condiciones, exclusiones, capitales o idoneidad de las coberturas: documenta la gestión administrativa de seguros ya contratados.
Comparación con una hoja en blanco
Usa el libro preparado cuando sus campos y cálculos verificados encajen con la tarea. Parte de una hoja en blanco cuando necesites otro modelo y puedas crear y probar cada campo y fórmula.
| Método | Preparación | Cálculos y revisión | Cuándo encaja |
|---|---|---|---|
| Este libro Excel | Usa la estructura preparada del archivo validado | Revisa los cálculos y resultados documentados | Flujo local y editable respaldado por el libro |
| Hoja en blanco | Crea la estructura desde cero | Construye y prueba cada fórmula y control | Modelo distinto diseñado por la agencia |
Mantenimiento de listas y límites
La hoja Parámetros contiene cuatro estados iniciales: Contratado, Pendiente de documentación, Entregado y Cancelado. También incluye listas ficticias de servicios, aseguradoras y responsables que pueden sustituirse por los valores utilizados por la agencia o el turoperador.
Después de modificar estas listas o los límites, conviene comprobar que las opciones necesarias aparecen en los desplegables y que las nuevas entradas cumplen los intervalos configurados.
Preguntas frecuentes
¿Qué información permite registrar la plantilla?
Permite registrar expediente, salida, viajero, servicio, póliza, contratación, inicio y fin de vigencia, personas, importe, aseguradora, responsable, estado y fecha de entrega administrativa.
¿Cuántos expedientes admite el área preparada?
La hoja Seguros tiene 100 filas preparadas, desde la 5 hasta la 104, con fórmulas en las columnas Días de vigencia y Aviso de revisión.
¿Qué estados incluye el archivo?
Incluye Contratado, Pendiente de documentación, Entregado y Cancelado. La lista puede editarse en la hoja Parámetros.
¿Qué registros se excluyen de algunos indicadores?
Los registros con estado Cancelado se excluyen de los cálculos de personas e importe no cancelado, porcentaje entregado y salidas próximas conforme a las fórmulas del Resumen.
¿La plantilla recomienda coberturas de seguros?
No. El libro se limita a documentar pólizas ya contratadas y su gestión administrativa; no compara ni recomienda coberturas.
Responsabilidad editorial
Inés RocaOperaciones y atención al viajero
Mateo SanzControl de hojas y gestión económica
