Esta plantilla permite centralizar el control de servicios extra de reserva vinculados a expedientes de viaje, como equipaje adicional, comidas especiales, excursiones, traslados, selección de asiento y acceso a sala.
El libro Excel reúne los registros operativos, las listas editables y un resumen con cantidades, importes, servicios, estados y fechas de salida.
Cómo puede ayudarte esta plantilla
- Centraliza los extras asociados a cada expediente y viajero.
- Facilita el seguimiento de cantidades, importes, proveedores y responsables.
- Permite distinguir servicios solicitados, pendientes, confirmados, rechazados o cancelados.
- Ofrece totales y desgloses calculados para consultar la situación registrada.
Qué contiene el archivo
Cómo empezar
1. Configura las listas y los límites
Abre la hoja Parámetros y adapta los servicios, proveedores, responsables, estados, fechas y límites de cantidad e importe.
2. Registra cada servicio extra
Introduce una fila por servicio en la hoja Servicios, indicando expediente, salida, viajero, fecha, cantidad, importe y datos de seguimiento.
3. Actualiza el estado operativo
Selecciona el estado correspondiente y modifícalo cuando el servicio pase de solicitado o pendiente a confirmado, rechazado o cancelado.
4. Consulta los resultados
Utiliza la hoja Resumen para ver los registros con expediente, las cantidades, los importes y los desgloses por servicio y estado.
Qué información permite controlar
La hoja principal organiza expediente, salida, viajero, servicio, fecha del servicio, cantidad, importe, proveedor, responsable y estado. Este seguimiento por expediente ayuda a mantener juntos los datos necesarios para gestionar cada extra.
Los tipos incluidos inicialmente son equipaje adicional, comida especial, excursión, traslado, selección de asiento y acceso a sala. Las listas pueden editarse en Parámetros dentro de los rangos preparados.
De la entrada al resultado operativo
Los datos se introducen en Servicios mediante campos de fecha, número, importe y listas. El resumen calculado transforma esas entradas en registros contabilizados, cantidad total, importe total, importe medio, importe confirmado y distribución por tipo de servicio y estado.
La interpretación depende de lo registrado: un importe alto pendiente puede requerir una actuación distinta de un servicio confirmado sin coste. La decisión operativa se toma consultando conjuntamente expediente, fechas, responsable y estado.
Caso práctico con datos ficticios
En un caso ficticio, se introducen tres filas: un equipaje adicional confirmado por 65 € y cantidad 1, una comida especial pendiente por 0 € y cantidad 2, y una excursión solicitada por 180 € y cantidad 2.
Entrada: tres servicios con sus cantidades, importes y estados. Resultado: 3 registros con expediente, una cantidad total de 5 y un importe total de 245 €. Interpretación: la excursión concentra el mayor importe y dos registros todavía no están confirmados. Decisión: priorizar la confirmación de la excursión y aclarar si el importe cero de la comida especial es el previsto.
Errores frecuentes y soluciones
Para mantener un dato coherente, conviene evitar registros incompletos o criterios distintos para un mismo tipo de servicio.
- Servicio fuera de la lista: sustituirlo por una opción existente o actualizar el rango preparado en Parámetros.
- Fecha rechazada: comprobar que esté entre el 11/09/2025 y el 10/09/2028, salvo que se modifiquen esos límites.
- Cantidad no admitida: introducir un número entero entre 1 y 20 o ajustar los parámetros.
- Importe no admitido: usar un valor entre 0 € y 5.000 € o cambiar los límites configurados.
- Duplicidad accidental: filtrar por expediente, viajero, servicio y fecha antes de conservar ambas filas.
Límites del libro
La hoja Servicios dispone de 100 filas de captura, desde la fila 3 hasta la 102. Las listas preparadas abarcan seis servicios, seis proveedores, cuatro responsables y cinco estados.
El archivo no incluye gráficos ni tablas estructuradas de Excel. Sus filtros, fórmulas y validaciones cubren el control definido, pero una ampliación de los rangos exige adaptar las referencias correspondientes.
Comparación con una hoja en blanco
Usa el libro preparado cuando sus campos y cálculos verificados encajen con la tarea. Parte de una hoja en blanco cuando necesites otro modelo y puedas crear y probar cada campo y fórmula.
| Método | Preparación | Cálculos y revisión | Cuándo encaja |
|---|---|---|---|
| Este libro Excel | Usa la estructura preparada del archivo validado | Revisa los cálculos y resultados documentados | Flujo local y editable respaldado por el libro |
| Hoja en blanco | Crea la estructura desde cero | Construye y prueba cada fórmula y control | Modelo distinto diseñado por la agencia |
Preguntas frecuentes
¿Qué servicios extra incluye inicialmente la plantilla?
Incluye equipaje adicional, comida especial, excursión, traslado, selección de asiento y acceso a sala.
¿Cuántos registros se pueden introducir?
La hoja Servicios tiene 100 filas preparadas para la captura de datos, desde la fila 3 hasta la 102.
¿Puedo cambiar los proveedores, responsables y estados?
Sí. Estos valores se encuentran en la hoja Parámetros y alimentan las listas desplegables de Servicios dentro de los rangos configurados.
¿Qué calcula la hoja Resumen?
Calcula registros con expediente, cantidad total, importe total, importe medio, importe confirmado y desgloses por servicio y estado, además de referencias de fechas de salida.
¿Los ejemplos incluidos corresponden a reservas reales?
No. Los expedientes, viajeros, proveedores y responsables mostrados están identificados como datos ficticios.
Responsabilidad editorial
Inés RocaOperaciones y atención al viajero
Mateo SanzControl de hojas y gestión económica
