Este libro de Excel permite documentar los cambios solicitados en cada reserva, desde la petición inicial hasta su aprobación y aplicación. Reúne fechas, viajero, servicio, proveedor, responsable e importes en un registro estructurado.
El archivo XLSX incorpora cálculos de variación económica y días hasta la salida, avisos sobre datos pendientes, parámetros editables y un resumen con indicadores y gráfico de estados.
Cómo puede ayudarte esta plantilla
- Centraliza la información operativa de cada modificación de reserva.
- Diferencia claramente la aprobación del cambio y su aplicación efectiva.
- Compara el importe previsto con el importe final registrado.
- Facilita la localización de cambios pendientes y salidas próximas.
Qué contiene el archivo
Cómo empezar
1. Configura los parámetros
Abre la hoja Parámetros y adapta el umbral de importe, la antelación del aviso, los límites admitidos y las listas de estados o servicios.
2. Registra la solicitud
En la hoja Cambios, introduce el expediente, las fechas, el viajero, el servicio, el detalle solicitado, la cantidad, el importe previsto, el proveedor y el responsable.
3. Actualiza los estados y costes
Selecciona la aprobación y la aplicación. Cuando el cambio esté aplicado, añade la fecha correspondiente y el importe final para obtener la variación.
4. Consulta avisos y resultados
Comprueba la columna de avisos y utiliza la hoja Resumen para consultar pendientes, cambios aplicados, importes acumulados y salidas próximas.
Qué recoge el registro de cambios
La plantilla aporta trazabilidad mediante un registro por expediente. Cada fila incluye fecha de solicitud, fecha de salida, viajero, servicio, detalle del cambio, cantidad afectada, importe previsto, proveedor, responsable, aprobación, aplicación, fecha de aplicación e importe final.
Seguimiento de aprobación y aplicación
La aprobación se controla por separado de la aplicación. Los estados disponibles son Pendiente, Aprobado, Rechazado y No requerida para la aprobación, y Pendiente, Aplicado o Cancelado para la aplicación. Esta separación permite identificar cambios autorizados que todavía no se han ejecutado.
Caso práctico con una reserva ficticia
Entrada: el expediente ficticio EXP-FICT-2026-001 registra un cambio de alojamiento, una noche afectada, 120 € previstos y 135 € finales, con aprobación Aprobado y aplicación Aplicado.
Resultado: la fórmula calcula una variación de 15 € y conserva la fecha de aplicación registrada.
Interpretación: el importe final supera en 15 € la previsión inicial del cambio.
Decisión: mantener el cambio como Aplicado y utilizar los 135 € en el total de importe final, conservando la diferencia para el seguimiento económico del expediente.
Errores habituales y soluciones
Los Avisos permiten localizar fechas sin completar, campos obligatorios vacíos, una salida anterior a la solicitud o un cambio marcado como Aplicado sin fecha de aplicación.
- Si faltan fechas, completa la solicitud y la salida dentro del intervalo configurado.
- Si aparece un aviso de datos incompletos, añade viajero, servicio, detalle, cantidad, importe previsto, proveedor, responsable y estados.
- Si las fechas son incoherentes, corrige su orden.
- Si el cambio figura como Aplicado, incorpora la fecha de aplicación.
Límites y parámetros editables
La hoja principal dispone de 120 registros preparados. Los valores iniciales establecen un umbral de revisión de 300 €, un aviso de salida de 7 días, una cantidad máxima de 20, un importe máximo de 10.000 € y fechas admitidas entre el 11/09/2025 y el 10/09/2028.
Estos valores pueden modificarse en Parámetros. El cálculo de días hasta la salida utiliza la fecha actual, por lo que el resultado cambia con el paso del tiempo.
Comparación con una hoja en blanco
Usa el libro preparado cuando sus campos y cálculos verificados encajen con la tarea. Parte de una hoja en blanco cuando necesites otro modelo y puedas crear y probar cada campo y fórmula.
| Método | Preparación | Cálculos y revisión | Cuándo encaja |
|---|---|---|---|
| Este libro Excel | Usa la estructura preparada del archivo validado | Revisa los cálculos y resultados documentados | Flujo local y editable respaldado por el libro |
| Hoja en blanco | Crea la estructura desde cero | Construye y prueba cada fórmula y control | Modelo distinto diseñado por la agencia |
Preguntas frecuentes
¿Qué información se registra para cada cambio de reserva?
Se registran el expediente, las fechas, el viajero, el servicio, el detalle solicitado, la cantidad, los importes, el proveedor, el responsable y los estados de aprobación y aplicación.
¿La plantilla calcula la diferencia entre el coste previsto y el final?
Sí. Cuando ambos importes son numéricos, la columna Variación calcula el importe final menos el importe previsto.
¿Cuántos cambios admite el registro preparado?
La hoja Cambios contiene 120 filas preparadas, desde la fila 8 hasta la 127.
¿Se pueden modificar los servicios y estados disponibles?
Sí. La hoja Parámetros contiene las listas de servicios, aprobación y aplicación utilizadas por los desplegables.
¿Qué muestra la hoja Resumen?
Muestra cambios registrados, pendientes de aprobación y aplicación, cambios aplicados, avisos, importes acumulados, variación, porcentaje aplicado y salidas próximas pendientes.
Responsabilidad editorial
Inés RocaOperaciones y atención al viajero
Mateo SanzControl de hojas y gestión económica
