Esta plantilla de preferencias de pasajeros en Excel permite a agencias de viajes y turoperadores consolidar solicitudes operativas por expediente, salida y viajero. El libro XLSX relaciona cada preferencia con su fecha, cantidad, proveedor, responsable y estado.
El archivo incorpora importes previstos, avisos automáticos, listas de selección y un resumen de pendientes y confirmaciones. Los registros incluidos son ficticios y los parámetros pueden adaptarse antes de empezar a trabajar.
Cómo puede ayudarte esta plantilla
- Centraliza las preferencias comunicadas por los pasajeros en un único registro operativo.
- Relaciona cada solicitud con su expediente, salida, proveedor y responsable.
- Calcula importes previstos a partir de cantidades y tarifas editables.
- Facilita el seguimiento de pendientes, confirmaciones y avisos de comprobación.
Qué contiene el archivo
Cómo empezar
1. Configura los parámetros
Revisa las tarifas orientativas, los responsables, las fechas admitidas, la antelación de los avisos y la cantidad máxima.
2. Registra cada preferencia
Completa una fila de la hoja Preferencias con el expediente, la salida, el viajero, el servicio, la fecha, la cantidad, el proveedor y el responsable.
3. Actualiza el estado
Selecciona Pendiente, Confirmada, No disponible o Cancelada y consulta el aviso calculado en la última columna.
4. Consulta el resumen
Comprueba los totales, el porcentaje confirmado, el importe previsto, la primera fecha registrada, los avisos y el gráfico por estado.
Estructura del libro de preferencias de pasajeros
El archivo distribuye el trabajo entre Resumen, Preferencias y Parámetros. La hoja principal ofrece un registro centralizado con expediente, salida, viajero, servicio o preferencia, fecha, cantidad, proveedor, responsable y estado. Está preparada para 100 registros, desde la fila 3 hasta la 102.
Cálculos, controles y avisos automáticos
El importe previsto se obtiene multiplicando la cantidad por la tarifa editable asociada al servicio. El aviso de revisión comprueba si faltan datos y distingue situaciones como Lista, Sin acción, Revisar alternativa, Fecha vencida o Comprobar pronto.
Las validaciones limitan la selección de servicios, responsables y estados. También controlan el intervalo de fechas y la cantidad máxima configurada en Parámetros.
Caso práctico con un registro ficticio
Entrada: el expediente ficticio EXP-FIC-26002 registra un menú sin gluten para el 16/09/2026, una cantidad de 1, una tarifa de 20 €, un proveedor, un responsable y el estado Confirmada. Resultado: la fórmula calcula 20 € y muestra Lista. Interpretación: la fila contiene los datos requeridos y tiene un estado confirmado, aunque el importe sigue siendo orientativo. Decisión: conservar la solicitud como confirmada, coordinarla con el proveedor y comprobar su reflejo en el resumen.
Errores habituales y soluciones
- Si no aparece un servicio, hay que añadirlo o sustituirlo en la lista de Parámetros junto con su tarifa y unidad.
- Si una fecha no se admite, conviene corregirla o ajustar las fechas mínima y máxima configuradas.
- Si el importe queda vacío, se debe comprobar que existan servicio, tarifa y una cantidad numérica.
- Si aparece Revisar datos, hay que completar los campos obligatorios de la fila.
- Si se sobrescribe una fórmula de las columnas de importe o aviso, debe recuperarse desde una fila equivalente sin alterar sus referencias.
Comparación con una hoja en blanco
Usa el libro preparado cuando sus campos y cálculos verificados encajen con la tarea. Parte de una hoja en blanco cuando necesites otro modelo y puedas crear y probar cada campo y fórmula.
| Método | Preparación | Cálculos y revisión | Cuándo encaja |
|---|---|---|---|
| Este libro Excel | Usa la estructura preparada del archivo validado | Revisa los cálculos y resultados documentados | Flujo local y editable respaldado por el libro |
| Hoja en blanco | Crea la estructura desde cero | Construye y prueba cada fórmula y control | Modelo distinto diseñado por la agencia |
Límites que conviene tener en cuenta
La plantilla está preparada para 100 registros y contiene ocho servicios de ejemplo, cuatro estados y tres responsables ficticios. Ampliar esos rangos puede exigir adaptar fórmulas y validaciones.
Las tarifas son orientativas y editables. El importe calculado no confirma el precio de un proveedor, y los avisos dependen de la información introducida, del estado seleccionado, de la fecha actual y de los límites configurados.
Seguimiento desde la hoja Resumen
El panel reúne preferencias registradas, pendientes, confirmadas, porcentaje confirmado, cantidad total, importe previsto, primera fecha y avisos para comprobar. También desglosa los registros entre Pendiente, Confirmada, No disponible y Cancelada, y representa esos estados en un gráfico.
Preguntas frecuentes
¿Qué preferencias de pasajeros se pueden registrar?
La lista inicial incluye menús especiales, asiento de pasillo, asistencia en embarque, habitación tranquila, cuna, traslado adaptado y habitación próxima al ascensor. Estos valores pueden editarse en Parámetros.
¿Cómo se calcula el importe previsto?
La hoja multiplica la cantidad de personas o noches por la tarifa orientativa asignada al servicio o preferencia seleccionado.
¿Qué estados están disponibles?
Los estados configurados son Pendiente, Confirmada, No disponible y Cancelada.
¿Pueden modificarse las tarifas y los responsables?
Sí. La hoja Parámetros permite editar las tarifas orientativas, las unidades, los responsables y otros límites utilizados por las validaciones y fórmulas.
¿Cuántos registros admite el libro preparado?
La hoja Preferencias dispone de 100 filas operativas, comprendidas entre las filas 3 y 102.
Responsabilidad editorial
Inés RocaOperaciones y atención al viajero
Mateo SanzControl de hojas y gestión económica
