Esta plantilla XLSX para Excel permite controlar el riesgo de sobreventa de plazas en salidas gestionadas por agencias de viajes y turoperadores.
El libro relaciona plazas vendidas, bloqueos, capacidad contratada y ajustes operativos para calcular la disponibilidad, la ocupación y el nivel de riesgo de cada salida.
Cómo puede ayudarte esta plantilla
- Detecta cuándo las plazas vendidas y bloqueadas superan la capacidad efectiva.
- Anticipa salidas próximas a su límite mediante un umbral de ocupación configurable.
- Centraliza capacidad, ventas, bloqueos, proveedor, responsable y estado de cada salida.
- Resume los casos prioritarios y los principales indicadores de la operativa activa.
Qué contiene el archivo
Cómo empezar
1. Configura los parámetros
Ajusta el umbral de ocupación, el horizonte próximo y los límites admitidos para plazas, importes y ajustes operativos.
2. Registra cada salida
Completa en Control plazas los datos identificativos, la fecha, las plazas vendidas y bloqueadas, la capacidad contratada, el importe, el proveedor, el responsable y el estado.
3. Consulta los cálculos
Observa la capacidad efectiva, las plazas disponibles, la ocupación, el riesgo asignado y la acción operativa indicada en las columnas calculadas.
4. Prioriza las actuaciones
Utiliza el Resumen para localizar sobreventas, riesgos altos, incidencias de datos y avisos incluidos en el horizonte configurado.
Qué controla la plantilla
La hoja Control plazas reúne hasta 100 registros preparados, uno por salida. En cada fila se introducen las plazas vendidas y bloqueadas, la capacidad contratada y el ajuste operativo. Las plazas comprometidas corresponden a la suma de ventas y bloqueos.
El registro también incorpora expediente, grupo, servicio, fecha, importe previsto, proveedor, responsable y estado para contextualizar cada aviso.
Cómo se calcula el riesgo de sobreventa
La capacidad efectiva se obtiene sumando el ajuste operativo a la capacidad contratada. Las plazas disponibles se calculan restando las plazas vendidas y bloqueadas a esa capacidad.
Si la disponibilidad es negativa, el resultado es Sobreventa. Si la ocupación alcanza o supera el umbral configurado, que parte del 85 %, aparece Riesgo alto. Una capacidad igual o inferior a cero genera Comprobar capacidad.
Caso práctico con una salida ficticia
Entrada: una salida ficticia tiene 18 plazas vendidas, 3 bloqueadas, 20 contratadas y un ajuste operativo de 0.
Resultado: la capacidad efectiva es de 20 plazas, las plazas disponibles son -1 y la ocupación alcanza el 105 %.
Interpretación: las 21 plazas comprometidas superan la capacidad efectiva en una plaza, por lo que el registro queda clasificado como Sobreventa.
Decisión: se deben frenar nuevas ventas y comprobar el cupo antes de aceptar más reservas para esa salida.
Errores frecuentes y soluciones
Soluciones: si faltan campos requeridos, el libro muestra Revisar datos y conviene completar el registro. Si no existen plazas bloqueadas, debe indicarse cero para evitar un dato pendiente.
Cuando la capacidad efectiva es igual o inferior a cero, hay que corregir la capacidad contratada o el ajuste operativo. Si falta el umbral de ocupación, debe restablecerse un valor válido entre 0 y 1 en Parámetros.
Comparación con una hoja en blanco
Usa el libro preparado cuando sus campos y cálculos verificados encajen con la tarea. Parte de una hoja en blanco cuando necesites otro modelo y puedas crear y probar cada campo y fórmula.
| Método | Preparación | Cálculos y revisión | Cuándo encaja |
|---|---|---|---|
| Este libro Excel | Usa la estructura preparada del archivo validado | Revisa los cálculos y resultados documentados | Flujo local y editable respaldado por el libro |
| Hoja en blanco | Crea la estructura desde cero | Construye y prueba cada fórmula y control | Modelo distinto diseñado por la agencia |
Límites del libro
El archivo está preparado para 100 registros, entre las filas 5 y 104 de Control plazas. No contiene una tabla de Excel que amplíe automáticamente fórmulas, validaciones y filtros al añadir más filas.
El libro no incluye gráficos ni una conexión acreditada con sistemas de reservas o proveedores. Sus resultados dependen de la actualización de ventas, bloqueos, capacidades, ajustes, fechas y estados.
Indicadores para priorizar salidas
Resumen muestra el número de registros, las salidas abiertas, los casos en sobreventa, los riesgos altos y las incidencias que requieren comprobación de datos, capacidad o umbral.
También agrega capacidad efectiva, plazas comprometidas, ocupación, disponibilidad e importe previsto de los registros abiertos o cerrados. El indicador de avisos próximos utiliza la fecha actual y el horizonte definido en Parámetros, cuyo valor inicial es de 30 días.
Preguntas frecuentes
¿Qué plazas se consideran comprometidas?
El libro considera comprometidas las plazas vendidas más las plazas bloqueadas. Ambas cantidades reducen la disponibilidad de la salida.
¿Cuándo aparece una sobreventa?
Aparece Sobreventa cuando las plazas vendidas y bloqueadas superan la capacidad efectiva, de modo que las plazas disponibles quedan por debajo de cero.
¿Se puede cambiar el umbral de riesgo alto?
Sí. El umbral se modifica en la hoja Parámetros. El valor inicial es del 85 % y la validación admite valores entre 0 y 1.
¿Qué ocurre con las salidas canceladas?
Cuando el estado es Cancelada, la clasificación de riesgo muestra Cancelada. Los indicadores activos del resumen agregan registros abiertos o cerrados.
¿Cuántas salidas admite el rango preparado?
Control plazas tiene fórmulas y validaciones preparadas para 100 registros, desde la fila 5 hasta la 104.
Responsabilidad editorial
Inés RocaOperaciones y atención al viajero
Mateo SanzControl de hojas y gestión económica
