Esta rooming list para grupos es una hoja de cálculo destinada a asignar viajeros a habitaciones y preparar la lista de alojamiento que se enviará al hotel.
El libro XLSX organiza expedientes, grupos, viajeros, hoteles, fechas, habitaciones, regímenes, importes, responsables y estados. También calcula noches, capacidades, ocupación y persona-noches.
Cómo puede ayudarte esta plantilla
- Centraliza los datos de viajeros, estancias y habitaciones en una tabla operativa.
- Calcula automáticamente noches, capacidad, ocupación y persona-noches.
- Señala datos incompletos, fechas incorrectas y posibles sobreocupaciones.
- Resume expedientes, viajeros, personas, habitaciones, estados, importes y avisos.
Qué contiene el archivo
Cómo empezar
1. Ajusta los parámetros
En Parámetros, comprueba los tipos de habitación, sus capacidades, los regímenes, los estados y los límites de fechas, personas e importes.
2. Sustituye los datos ficticios
Reemplaza los ejemplos de la hoja Lista habitaciones por los datos del grupo. Utiliza una fila por viajero.
3. Completa la asignación
Introduce expediente, grupo, viajero, hotel, entrada, salida y habitación. Selecciona el tipo, el régimen y el estado mediante las listas disponibles.
4. Corrige avisos y prepara el envío
Consulta la columna Aviso, corrige las incidencias y comprueba el resumen antes de cambiar los registros al estado correspondiente.
Datos que organiza la rooming list
La hoja Lista habitaciones contiene campos para expediente, salida o grupo, viajero, servicio u hotel, entrada, salida del hotel, habitación, tipo, personas, régimen, importe por registro, proveedor, responsable y estado.
Cada fila corresponde a un registro de viajero. Quienes compartan habitación deben mantener iguales el expediente, el hotel, las fechas y la referencia de habitación para que la ocupación se agrupe correctamente.
Cálculos y avisos automáticos
El libro calcula las noches a partir de las fechas y obtiene la capacidad desde el tipo de habitación configurado. La ocupación de la habitación suma las personas de las filas que coinciden en expediente, hotel, entrada, salida y habitación.
También calcula las persona-noches y genera avisos cuando faltan datos de identificación, las fechas no son válidas, no hay habitación asignada, falta una tipología con capacidad, el número de personas no es correcto o la ocupación supera la capacidad.
Caso práctico con un grupo ficticio
Entrada: se registran dos viajeros ficticios del expediente EXP-FIC-2026-001 en el Hotel Ficticio Bahía Nube, del 16 al 20 de octubre de 2026, ambos en la habitación 101 de tipo Doble y con una persona por fila.
Resultado: el libro calcula cuatro noches, capacidad para dos personas, ocupación total de dos y ocho persona-noches entre ambos registros. Interpretación: la ocupación coincide con la capacidad y no existe sobreocupación. Decisión: se conserva la asignación de la habitación 101 y se selecciona Enviado al hotel cuando la lista se remita al establecimiento.
Errores habituales y soluciones
- Si falta la habitación, debe introducirse una referencia común para todos sus ocupantes.
- Si aparece un aviso de fechas, hay que completar entrada y salida y comprobar que la salida sea posterior.
- Si no se obtiene capacidad, debe seleccionarse un tipo incluido en Parámetros o añadirse allí con su capacidad.
- Si aparece sobreocupación, conviene corregir el número de personas, cambiar la tipología o repartir los viajeros entre habitaciones.
- Si registros de una misma habitación no se agrupan, deben igualarse expediente, hotel, fechas y referencia de habitación.
Comparación con una hoja en blanco
Usa el libro preparado cuando sus campos y cálculos verificados encajen con la tarea. Parte de una hoja en blanco cuando necesites otro modelo y puedas crear y probar cada campo y fórmula.
| Método | Preparación | Cálculos y revisión | Cuándo encaja |
|---|---|---|---|
| Este libro Excel | Usa la estructura preparada del archivo validado | Revisa los cálculos y resultados documentados | Flujo local y editable respaldado por el libro |
| Hoja en blanco | Crea la estructura desde cero | Construye y prueba cada fórmula y control | Modelo distinto diseñado por la agencia |
Límites de la plantilla
La tabla está preparada para 120 filas, de la 4 a la 123. Si se amplía, deben extenderse de forma coherente la tabla, las fórmulas, las validaciones y los rangos utilizados por el resumen.
Los parámetros iniciales admiten fechas entre el 1 de enero de 2026 y el 31 de diciembre de 2028, hasta cuatro personas por fila y un importe orientativo máximo de 5.000 euros. Son valores editables. La ocupación solo agrupa registros cuyos datos clave coincidan exactamente, y el indicador de entradas de los próximos 30 días cuenta registros por fecha de entrada.
Preparación de la lista para el hotel
Antes del envío, conviene filtrar la tabla por grupo, hotel, estado o aviso, comprobar que cada viajero tenga una habitación y verificar que las fechas y tipologías coincidan con los datos introducidos.
La hoja Resumen muestra expedientes distintos, viajeros registrados, personas, habitaciones asignadas, próximas entradas, registros pendientes, avisos, persona-noches, importe total e importe medio por persona. El gráfico distribuye los registros entre Pendiente, Confirmado, Enviado al hotel y Revisar.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos viajeros admite la plantilla?
La tabla dispone de 120 filas preparadas para datos, desde la fila 4 hasta la 123.
¿Cómo se asignan varios viajeros a una habitación?
Se utiliza una fila por viajero y se repiten el expediente, el hotel, las fechas y la misma referencia de habitación. El libro suma las personas de los registros coincidentes.
¿Se pueden cambiar los tipos de habitación y sus capacidades?
Sí. La hoja Parámetros incluye inicialmente Individual, Doble, Twin, Triple y Familiar, con capacidades de una a cuatro personas, y permite editar esas opciones.
¿Qué estados incluye la rooming list?
Los estados configurados son Pendiente, Confirmado, Enviado al hotel y Revisar.
¿Qué ocurre si necesito más de 120 filas?
Es necesario ampliar de forma coherente la tabla, las fórmulas, las validaciones y los rangos del resumen para que los nuevos registros queden incluidos.
Responsabilidad editorial
Inés RocaOperaciones y atención al viajero
Mateo SanzControl de hojas y gestión económica
