Esta plantilla de lista de espera de viaje es un libro Excel para agencias y turoperadores que permite ordenar solicitudes pendientes y registrar ofertas de plazas liberadas.
El archivo XLSX reúne las hojas Resumen, Lista de espera, Ofertas y Parámetros. Los viajeros, expedientes, servicios, proveedores y responsables incluidos como ejemplo son ficticios y pueden sustituirse por los datos de la agencia.
Cómo puede ayudarte esta plantilla
- Mantiene las solicitudes pendientes y las ofertas de plazas liberadas en un mismo archivo.
- Ordena las solicitudes abiertas según su fecha de entrada y muestra su antigüedad.
- Relaciona cada oferta con el viajero, la salida y el servicio mediante el expediente.
- Resume solicitudes, personas, importes, ofertas y estados mediante indicadores calculados.
Qué contiene el archivo
Cómo empezar
1. Configura los parámetros
Abre Parámetros y adapta el umbral de espera, el plazo de respuesta, los límites de personas e importe, las fechas admitidas y las listas de opciones.
2. Registra las solicitudes
Completa en Lista de espera el expediente, las fechas, el viajero, el servicio, las personas, el importe máximo, el proveedor, el responsable y el estado.
3. Consulta el orden operativo
Utiliza los días en espera, la prioridad y el aviso calculados para decidir qué solicitudes abiertas deben atenderse primero.
4. Anota cada plaza liberada
Introduce la oferta en Ofertas, comprueba su fecha límite y actualiza manualmente los estados de la oferta y de la solicitud cuando haya una respuesta.
Qué contiene la plantilla de lista de espera
El libro separa el registro de solicitudes, las ofertas de plazas liberadas y las opciones editables. La hoja Resumen muestra solicitudes registradas y abiertas, personas en solicitudes abiertas, importes, ofertas y recuentos por estado.
Las dos hojas operativas incluyen tablas preparadas hasta la fila 103, encabezados inmovilizados, formatos de fecha e importe y campos calculados.
Cómo se establece el orden de las solicitudes
La hoja Lista de espera calcula los días transcurridos desde la fecha de solicitud. La prioridad se asigna a los expedientes con estado En espera, En revisión o Plaza ofrecida, tomando como base su antigüedad y el expediente para resolver coincidencias de fecha.
Cuando una solicitud en espera o revisión alcanza el umbral configurado, aparece Revisar antigüedad. Si tiene una plaza ofrecida, el aviso cambia a Comprobar respuesta.
Caso práctico con datos ficticios
Entrada: se registra el expediente ficticio FIC-LE-26-001, solicitado el 24/08/2026 para dos personas, con un importe máximo de 4.200 € y estado En espera.
Resultado: el libro calcula sus días en espera y su posición respecto a las demás solicitudes abiertas. Si alcanza el umbral inicial de siete días, muestra el aviso de antigüedad.
Interpretación: la posición indica el orden derivado de la fecha de solicitud, mientras que el aviso señala que se ha superado el umbral configurado.
Decisión: la agencia puede consultar primero los expedientes con posiciones iniciales, comprobar su vigencia y registrar una oferta cuando se liberen plazas adecuadas.
Registro y seguimiento de ofertas
Al introducir un expediente y la fecha de oferta, el libro recupera el viajero, la salida y el servicio desde Lista de espera. La fecha límite se calcula sumando el plazo habitual de respuesta, configurado inicialmente en 48 horas.
Para las ofertas pendientes se muestran las horas restantes. El aviso indica Comprobar respuesta mientras el plazo sigue abierto y Revisar plazo vencido cuando la fecha límite ya ha pasado.
Errores habituales y soluciones
Si aparece No encontrado, el expediente de la oferta no coincide exactamente con uno de Lista de espera; debe corregirse en la columna Expediente. Si una fecha, cantidad o importe no se admite, conviene comprobar los límites definidos en Parámetros.
Una prioridad vacía puede deberse a una fecha no válida o a un estado distinto de En espera, En revisión o Plaza ofrecida. Los estados de solicitud y oferta no se sincronizan, por lo que deben actualizarse por separado.
Comparación con un sistema externo de reservas
La elección depende del volumen de trabajo, el número de usuarios y las integraciones necesarias.
| Criterio | Libro Excel | CRM o sistema de reservas |
|---|---|---|
| Puesta en marcha | Utiliza una estructura ya preparada con parámetros editables. | Requiere configurar el producto, los usuarios y los procesos contratados. |
| Priorización | Ordena solicitudes abiertas por fecha de entrada. | Puede admitir reglas adicionales según el producto y su configuración. |
| Ofertas | Registra plazos, estados, importes y avisos dentro del archivo. | Puede conectar tareas o comunicaciones si esas funciones están incluidas. |
| Capacidad preparada | Dispone de 100 filas para solicitudes y 100 para ofertas. | Depende de los límites y condiciones de la solución contratada. |
| Uso recomendado | Resulta más adecuado cuando la operativa es acotada y puede gestionarse manualmente en un archivo. | Resulta más adecuado cuando se necesitan varios usuarios, integraciones o procesos automáticos confirmados por el proveedor. |
Límites que deben tenerse en cuenta
El archivo no envía comunicaciones, no sincroniza automáticamente los estados y limita la estructura preparada a 100 filas por hoja operativa. La prioridad solo considera la antigüedad de las solicitudes abiertas indicadas.
Los cálculos basados en TODAY() y NOW() dependen del recálculo de la aplicación. Además, el indicador rotulado Tasa de aceptación de ofertas divide las ofertas pendientes entre las personas en solicitudes abiertas, por lo que debe corregirse antes de interpretarlo como una tasa de aceptación.
Preguntas frecuentes
¿Cómo calcula Excel la prioridad de la lista de espera?
La prioridad se calcula para las solicitudes con estado En espera, En revisión o Plaza ofrecida. Las fechas de solicitud más antiguas aparecen antes, y el expediente ayuda a ordenar entradas con la misma fecha.
¿Cómo se obtiene la fecha límite de una oferta?
La fecha límite se calcula sumando a la fecha y hora de la oferta el plazo habitual de respuesta definido en Parámetros, cuyo valor inicial es de 48 horas.
¿Se copian los datos del viajero en la hoja Ofertas?
Sí. Al introducir un expediente existente, el libro recupera el viajero, la salida y el servicio desde Lista de espera. Si no encuentra la referencia, muestra No encontrado y el aviso Revisar expediente.
¿Se pueden cambiar los estados, servicios y responsables?
Sí. Las listas utilizadas por las validaciones se encuentran en Parámetros e incluyen estados de solicitud, estados de oferta, servicios, proveedores y responsables.
¿Cuántas solicitudes y ofertas admite la estructura preparada?
La estructura validada dispone de 100 filas para solicitudes y otras 100 para ofertas, comprendidas entre las filas 4 y 103 de cada hoja operativa.
Responsabilidad editorial
Inés RocaOperaciones y atención al viajero
Mateo SanzControl de hojas y gestión económica
