Este libro de Excel permite a agencias de viajes y turoperadores registrar hasta 150 salidas de grupo confirmadas y ordenarlas automáticamente por fecha y hora.
El archivo XLSX separa el registro administrativo, la consulta cronológica y la configuración de responsables y umbrales, con datos ficticios que muestran cómo interpretar cada resultado.
Cómo puede ayudarte esta plantilla
- Centraliza hasta 150 salidas confirmadas en un registro administrativo estructurado.
- Ordena automáticamente las salidas futuras incluidas por fecha y hora.
- Ayuda a localizar salidas sin responsable, preparaciones no listas, fechas pasadas y datos que requieren corrección.
- Permite adaptar el momento de control, los umbrales y las listas administrativas a la operativa de la agencia.
Qué contiene el archivo
Cómo empezar
1. Ajusta el momento de control
En Configuración, indica la fecha y la hora de referencia, el horizonte de preparación y el umbral de salida inminente.
2. Configura las listas
Sustituye los responsables ficticios por alias administrativos internos y conserva los estados de preparación y las opciones de inclusión necesarias.
3. Registra las salidas
Completa en Salidas las columnas A a M y selecciona «Sí» en Incluir en calendario para incorporar cada salida futura a la consulta.
4. Consulta el calendario
Abre Calendario para comprobar el orden cronológico, los responsables asignados, la preparación, los avisos y los indicadores superiores.
Estructura del calendario operativo
El archivo distribuye el trabajo entre Calendario, Salidas y Configuración. El registro admite 150 filas de datos, desde la fila 8 hasta la 157, mientras la vista principal recupera las salidas futuras incluidas y las presenta en orden cronológico.
El momento de control combina una fecha y una hora editables. A partir de esa referencia, las fórmulas calculan los días restantes, excluyen de la extracción las salidas pasadas y alimentan los indicadores operativos.
Caso práctico con una salida ficticia
Entrada: la salida ficticia FIC-001, «Costa de Ejemplo», está fechada para el 12/09/2026 a las 08:30, tiene asignado al Responsable ficticio A, figura «En curso» y está incluida con «Sí». La fecha de control es el 11/09/2026 a las 09:00.
Resultado: la salida aparece en el calendario antes de FIC-004, fechada el 20/09/2026. También se contabiliza entre las salidas de los próximos siete días y entre las preparaciones que aún no están listas dentro del horizonte de catorce días.
Interpretación: faltan menos de veinticuatro horas y la preparación todavía no figura como «Lista». Decisión: el responsable puede priorizar las tareas pendientes y actualizar el estado cuando la preparación concluya.
Cómo interpretar los indicadores
Los indicadores superiores resumen las salidas futuras incluidas, las previstas durante los próximos siete días y las que todavía no tienen responsable operativo. También señalan las salidas pasadas que continúan marcadas para inclusión.
El contador de preparaciones no listas utiliza el horizonte definido en Configuración. El indicador de filas con datos que revisar ayuda a localizar registros incompletos o incoherentes antes de consultar sus detalles en Salidas.
Errores frecuentes y soluciones
El aviso Revisar datos puede aparecer cuando falta un campo operativo necesario, el código está duplicado o el responsable de apoyo coincide con el responsable operativo. La solución es completar el dato omitido, asignar un código único de hasta veinte caracteres o diferenciar ambos responsables.
- Si faltan la fecha o la hora, complétalas para generar la fecha y hora combinadas y la clave de orden.
- Si «Incluir en calendario» está vacío, selecciona «Sí» o «No» según corresponda.
- Si una salida pasada sigue incluida, corrige su fecha cuando sea errónea o cambia la inclusión a «No» cuando ya no deba aparecer en el seguimiento.
- Si la preparación está pendiente o en curso dentro del horizonte, actualízala a «Lista» únicamente cuando proceda.
Comparación con una hoja en blanco
Usa el libro preparado cuando sus campos y cálculos verificados encajen con la tarea. Parte de una hoja en blanco cuando necesites otro modelo y puedas crear y probar cada campo y fórmula.
| Método | Preparación | Cálculos y revisión | Cuándo encaja |
|---|---|---|---|
| Este libro Excel | Usa la estructura preparada del archivo validado | Revisa los cálculos y resultados documentados | Flujo local y editable respaldado por el libro |
| Hoja en blanco | Crea la estructura desde cero | Construye y prueba cada fórmula y control | Modelo distinto diseñado por la agencia |
Límites del archivo
El alcance real del libro es el control administrativo de salidas de grupo ya confirmadas. No gestiona disponibilidad, pagos, expedientes ni confirmaciones de reservas.
El diseño validado cubre 150 filas. No incluye gráficos y sus avisos se muestran dentro del propio archivo, sin funciones verificadas de envío automático de correos o notificaciones externas.
No deben introducirse datos de viajeros, documentos, pagos, contactos ni localizadores. Los nombres de responsables incluidos son ficticios y pueden sustituirse por alias administrativos internos.
Mantenimiento de la operativa
Conviene actualizar la fecha y la hora de control antes de cada consulta y mantener al día los responsables y estados de preparación. Las listas de responsables se alimentan desde Configuración y se utilizan en los desplegables del registro.
La entrada manual se realiza en las columnas A a M de Salidas. Las columnas calculadas y auxiliares contienen fórmulas, por lo que deben conservarse para mantener la ordenación, los indicadores y los avisos.
Preguntas frecuentes
¿Qué salidas aparecen en el calendario automático?
Aparecen las salidas con fecha y hora iguales o posteriores al momento de control y con «Sí» en la columna Incluir en calendario. Las salidas pasadas no se incorporan a la lista cronológica, aunque pueden contabilizarse en el indicador correspondiente.
¿Cómo se cambia la lista de responsables?
Los alias administrativos se editan en Configuración, en las celdas D3:D8. Esos valores alimentan los desplegables de responsable operativo y responsable de apoyo de la hoja Salidas.
¿Por qué una salida futura no aparece en Calendario?
Comprueba que tenga fecha y hora, que «Incluir en calendario» esté marcado como «Sí» y que su momento de salida no sea anterior a la fecha y hora de control configuradas.
¿Qué significa el aviso «Revisar datos»?
Indica que la fila puede contener un campo operativo obligatorio vacío, un código duplicado o el mismo alias como responsable operativo y responsable de apoyo. La corrección concreta debe realizarse en la fila correspondiente de Salidas.
¿Cuántas salidas admite el libro?
El diseño validado incluye 150 filas de registro, desde la fila 8 hasta la 157 de Salidas, con sus fórmulas, validaciones y espacio equivalente en la vista Calendario.
Responsabilidad editorial
Inés RocaOperaciones y atención al viajero
Mateo SanzControl de hojas y gestión económica
