Esta plantilla Excel centraliza la asignación de vehículos turísticos para traslados, excursiones y rutas, teniendo en cuenta fechas, horarios, duración, número de personas y necesidades del grupo.
El libro XLSX conecta cada servicio con un catálogo editable de vehículos y calcula capacidad, plazas libres, proveedor, importe estimado y fin previsto. También muestra avisos operativos y un resumen de asignaciones, ocupación, disponibilidad, costes y estados.
Cómo puede ayudarte esta plantilla
- Centraliza servicios, rutas, horarios, grupos, responsables y vehículos en un único archivo.
- Compara las personas previstas con la capacidad del vehículo y calcula las plazas libres.
- Calcula el importe estimado mediante la tarifa base y la tarifa por kilómetro registrada.
- Facilita la detección de datos incompletos, vehículos no encontrados y capacidad insuficiente.
Qué contiene el archivo
Cómo empezar
1. Configura los límites y las listas
Completa Parámetros con el periodo de planificación, los máximos admitidos, los responsables, los estados y las necesidades del grupo.
2. Prepara el catálogo de la flota
Registra en Vehículos cada identificador, tipo, capacidad, proveedor, tarifas, accesibilidad y disponibilidad.
3. Registra y asigna los servicios
Introduce en Asignaciones los datos del expediente, la ruta, el horario, las personas y la distancia. Selecciona después el vehículo correspondiente.
4. Consulta cálculos y avisos
Comprueba las plazas libres, el importe, el fin previsto y los avisos de cada fila. Utiliza Resumen para consultar los indicadores generales y la distribución por estado.
Estructura del libro para planificar vehículos turísticos
El archivo contiene cuatro hojas conectadas: Resumen, Asignaciones, Vehículos y Parámetros. La hoja de asignaciones reúne los expedientes y servicios, mientras que el catálogo conserva los datos necesarios para completar los cálculos.
Los parámetros definen el periodo de planificación, los límites de personas, kilómetros, tarifas y duración, además de las listas utilizadas en responsables, estados, necesidades, tipos de vehículo, disponibilidad y accesibilidad.
Cálculos y controles incluidos
Al seleccionar un vehículo, el libro recupera su capacidad y proveedor. Las plazas libres se obtienen restando las personas a la capacidad, y el importe estimado suma la tarifa base y el resultado de multiplicar la distancia por la tarifa por kilómetro.
- La fecha y hora de fin se calculan con la salida y la duración.
- Los expedientes y los identificadores de vehículos disponen de controles de duplicidad.
- Las fechas, horas, duraciones, personas, distancias y tarifas tienen límites configurables.
- La columna Aviso identifica datos ausentes, vehículos no encontrados y capacidad insuficiente.
Caso práctico de asignación
Ejemplo ficticio: Entrada: el expediente EXP-FICT-26001 registra 16 personas, una salida el 1 de octubre de 2026 a las 08:00, una duración de 4 horas, 120 km y el vehículo VEH-FICT-01, con 19 plazas, tarifa base de 120 € y tarifa de 1,15 € por kilómetro.
Resultado: quedan 3 plazas libres, el importe estimado es 258 € y el fin previsto es a las 12:00. Interpretación: la ocupación es aproximadamente del 84 %, por debajo del umbral configurado del 90 %, y la capacidad cubre las 16 personas. Decisión: conservar VEH-FICT-01 en esta asignación confirmada porque dispone de plazas suficientes y figura como disponible.
Errores frecuentes y soluciones
- Expediente duplicado: asignar un código distinto a cada servicio.
- Fecha fuera del periodo: ajustar la fecha del servicio o modificar las fechas inicial y final en Parámetros.
- Vehículo no encontrado: utilizar un identificador existente en el catálogo.
- Capacidad insuficiente: seleccionar un vehículo con más plazas o modificar la distribución del grupo.
- Importe vacío: completar la tarifa base, la tarifa por kilómetro y la distancia del servicio.
- Aviso en el catálogo: completar la capacidad, las tarifas o el proveedor, o corregir un ID duplicado.
Comparación con una hoja en blanco
Usa el libro preparado cuando sus campos y cálculos verificados encajen con la tarea. Parte de una hoja en blanco cuando necesites otro modelo y puedas crear y probar cada campo y fórmula.
| Método | Preparación | Cálculos y revisión | Cuándo encaja |
|---|---|---|---|
| Este libro Excel | Usa la estructura preparada del archivo validado | Revisa los cálculos y resultados documentados | Flujo local y editable respaldado por el libro |
| Hoja en blanco | Crea la estructura desde cero | Construye y prueba cada fórmula y control | Modelo distinto diseñado por la agencia |
Límites del archivo
La plantilla prepara 120 filas para asignaciones y 100 para vehículos. La elección del vehículo no es automática y el coste estimado solo contempla la tarifa base y la tarifa por kilómetro registradas.
El archivo no incorpora optimización de rutas, geolocalización, telemetría ni conexiones externas. Sus fórmulas, validaciones y listas utilizan rangos definidos dentro de las hojas del libro.
Preguntas frecuentes
¿La plantilla asigna automáticamente el vehículo más adecuado?
No. La selección del vehículo es manual. Después de elegirlo, el libro recupera su capacidad y proveedor, calcula plazas y coste, y muestra los avisos correspondientes.
¿Cómo se calcula el importe estimado de un servicio?
El importe estimado es la tarifa base del vehículo más la distancia del servicio multiplicada por su tarifa por kilómetro.
¿Cuántos servicios y vehículos se pueden registrar?
La hoja Asignaciones dispone de 120 filas preparadas, desde la fila 5 hasta la 124. La hoja Vehículos dispone de 100 filas, desde la 5 hasta la 104.
¿La plantilla permite registrar necesidades de accesibilidad?
Sí. Cada asignación puede indicar la necesidad de accesibilidad y el catálogo identifica los vehículos como accesibles o no accesibles. La selección del vehículo continúa siendo manual.
¿Qué estados admite una asignación?
Las opciones configuradas son Pendiente, Provisional, Confirmada y Cancelada. El resumen muestra el número de asignaciones correspondiente a cada estado.
Responsabilidad editorial
Inés RocaOperaciones y atención al viajero
Mateo SanzControl de hojas y gestión económica
