Este libro XLSX de itinerario de viaje permite a agencias y turoperadores reunir horarios, servicios, ubicaciones, proveedores, responsables, cantidades, importes y estados en una agenda diaria de Excel.
Incluye 100 filas operativas, cálculos de importes, avisos, validaciones de fecha, hora, cantidad, importe y estado, además de un resumen con indicadores y un gráfico. Los registros ficticios muestran cómo completar la plantilla sin mezclar los ejemplos con datos reales.
Cómo puede ayudarte esta plantilla
- Centraliza en una sola agenda los servicios diarios de cada expediente, viajero o grupo.
- Calcula el importe total de cada servicio a partir de la cantidad y el importe unitario.
- Señala datos incompletos, fechas pasadas pendientes y proveedores sin informar.
- Resume expedientes, servicios, fechas, importes, avisos y distribución por estado.
Qué contiene el archivo
Cómo empezar
1. Ajusta los parámetros
Revisa en Parámetros los límites de fecha, cantidad, importe unitario y hora, así como la lista de estados disponibles.
2. Registra cada servicio
En Itinerario, utiliza una fila por servicio e introduce el expediente, viajero o grupo, fecha, salida, servicio, ubicación, proveedor, responsable, cantidad e importe unitario.
3. Actualiza el estado y consulta los cálculos
Selecciona un estado en la columna L. La columna K calcula el importe total cuando están informados el expediente, la cantidad y el importe unitario; la columna M muestra los avisos correspondientes.
4. Controla la operativa
Utiliza el filtro del itinerario para localizar registros y consulta Resumen para ver indicadores, importes, fechas y servicios agrupados por estado.
Qué organiza este itinerario de viaje
La agenda operativa concentra cada servicio en una fila y permite relacionarlo con su expediente, viajero o grupo. La fecha y la hora sitúan la actividad en el día, mientras que el servicio, la ubicación, el proveedor y el responsable aportan el contexto necesario para coordinarla.
Las columnas de cantidad, importe unitario, importe total, estado y aviso permiten combinar planificación temporal, seguimiento operativo y previsión económica dentro del mismo libro.
Estructura del libro de Excel
El archivo se divide en tres hojas. Itinerario contiene los registros y dispone de encabezados inmovilizados y filtro sobre las 100 filas. Parámetros reúne los límites editables y los seis estados: Pendiente, Por confirmar, Confirmado, En curso, Completado y Cancelado.
Resumen calcula nueve indicadores: expedientes con servicios, servicios registrados, servicios futuros no cancelados, servicios con aviso, importe total previsto, importe confirmado, fecha inicial, fecha final e importe medio por servicio. También presenta los recuentos por estado en un gráfico.
Caso práctico: del registro a la decisión
La cadena operativa puede comprobarse con el ejemplo ficticio del traslado nocturno de llegada del expediente EXP-FIC-2601.
- Entrada: se registran cuatro unidades, un importe unitario de 48,50 €, la fecha 15/10/2026, la salida a las 00:00 y el estado Confirmado, junto con el grupo, la ubicación, el proveedor y la responsable.
- Resultado: la fórmula multiplica 4 por 48,50 € y obtiene un importe total de 194,00 €.
- Interpretación: ese registro aporta 194,00 € tanto al importe total previsto como al importe confirmado del resumen, porque no está cancelado y su estado es Confirmado.
- Decisión: el equipo puede mantener coordinada la llegada y centrar la gestión pendiente en otros servicios con estados o avisos distintos.
Errores frecuentes y soluciones
Los avisos accionables ayudan a localizar incidencias concretas en los registros.
- Si aparece Revisar datos, completa los campos obligatorios que falten en la fila.
- Si aparece Comprobar fecha pasada, verifica la fecha y actualiza el estado a Completado o Cancelado cuando corresponda.
- Si aparece Comprobar proveedor, informa el proveedor o confirma que el servicio debe permanecer Cancelado.
- Si el importe total queda vacío, comprueba que el expediente, la cantidad y el importe unitario estén informados.
- Si una entrada queda fuera de los límites admitidos, corrige el dato o modifica el límite correspondiente en Parámetros cuando el itinerario necesite otro intervalo.
Comparación con una hoja en blanco
Usa el libro preparado cuando sus campos y cálculos verificados encajen con la tarea. Parte de una hoja en blanco cuando necesites otro modelo y puedas crear y probar cada campo y fórmula.
| Método | Preparación | Cálculos y revisión | Cuándo encaja |
|---|---|---|---|
| Este libro Excel | Usa la estructura preparada del archivo validado | Revisa los cálculos y resultados documentados | Flujo local y editable respaldado por el libro |
| Hoja en blanco | Crea la estructura desde cero | Construye y prueba cada fórmula y control | Modelo distinto diseñado por la agencia |
Límites de la plantilla
Los límites configurados comprenden 100 filas de servicio, fechas entre el 10/09/2025 y el 09/09/2028, cantidades de 1 a 99, importes unitarios de 0 a 5.000 € y horas entre las 00:00 y las 23:59. Estos valores pueden ajustarse en Parámetros.
El archivo no realiza reservas, no conecta con proveedores, no calcula rutas y no envía notificaciones. Los avisos dependen de los datos introducidos, del estado seleccionado y de la fecha del sistema utilizada por Excel.
Uso operativo en agencias y turoperadores
Al comenzar la jornada, el filtro permite localizar servicios por expediente, fecha, responsable, proveedor o estado. Durante la operativa se pueden actualizar los estados y completar los datos pendientes de cada fila.
El resumen facilita el cierre de seguimiento al mostrar el volumen de expedientes y servicios, los avisos existentes, el intervalo de fechas y los importes previstos y confirmados. El gráfico permite consultar la distribución de servicios entre los seis estados configurados.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos servicios admite la plantilla?
La hoja Itinerario dispone de 100 filas operativas, desde la fila 5 hasta la 104, con fórmulas de importe total y aviso preparadas en todas ellas.
¿Qué estados se pueden seleccionar?
La lista incluye Pendiente, Por confirmar, Confirmado, En curso, Completado y Cancelado. Los valores se encuentran en la hoja Parámetros.
¿Cómo se calcula el importe total de un servicio?
La columna Importe total multiplica la cantidad por el importe unitario cuando también está informado el expediente. Si falta alguno de esos tres datos, la celda calculada queda vacía.
¿Qué situaciones generan un aviso?
La plantilla puede mostrar Revisar datos cuando faltan campos obligatorios, Comprobar fecha pasada cuando la fecha ya ha pasado y el servicio no está Completado ni Cancelado, o Comprobar proveedor cuando falta ese dato en un servicio no cancelado.
¿Se pueden cambiar los límites de entrada?
Sí. La hoja Parámetros contiene valores editables para las fechas mínima y máxima, las cantidades mínima y máxima, el importe unitario máximo y las horas mínima y máxima.
Responsabilidad editorial
Inés RocaOperaciones y atención al viajero
Mateo SanzControl de hojas y gestión económica
