Este libro de Excel permite registrar las comprobaciones asociadas a cada expediente de reserva, como confirmaciones, pagos previstos, documentos del viajero y comunicaciones de salida.
El archivo XLSX organiza cada control por expediente, fecha límite, proveedor, responsable y estado. Sus fórmulas calculan los días restantes, generan avisos y actualizan un resumen de controles, importes y fechas.
Cómo puede ayudarte esta plantilla
- Centraliza las comprobaciones de distintos expedientes de reserva en un único registro.
- Identifica controles vencidos, próximos, pendientes o con datos que deben comprobarse.
- Separa los controles completados, pendientes, en revisión y no aplicables.
- Resume el volumen de controles, los importes registrados y las fechas relevantes.
Qué contiene el archivo
Cómo empezar
1. Configure los parámetros
Revise los estados disponibles y ajuste el plazo para avisos próximos, las fechas admitidas y los límites orientativos de cantidad e importe.
2. Registre cada comprobación
Utilice una fila de la hoja Expedientes para cada confirmación, pago, documento, comunicación u otro control. Complete el expediente, la salida, el viajero, la fecha límite y los demás datos aplicables.
3. Asigne el estado
Seleccione Pendiente, En revisión, Completado o No aplica en la lista de la columna Estado.
4. Consulte los avisos y el resumen
Compruebe las columnas Días hasta límite y Aviso. Después, consulte la hoja Resumen para ver recuentos, proporción completada, importes y fechas de referencia.
Organización del checklist de reservas
La hoja Expedientes utiliza una fila por comprobación. Así, un mismo expediente puede aparecer en varias filas para separar una confirmación de alojamiento, un pago previsto, la documentación del viajero o una comunicación de salida.
Cada registro puede incluir salida, viajero, servicio, fecha límite, cantidad, importe, proveedor, responsable y estado. Las columnas calculadas muestran los días disponibles y el aviso correspondiente.
Caso práctico con un expediente ficticio
Entrada: en el expediente ficticio FIC-2609-001 se registra un pago previsto de 850 €, con salida el 26/10/2026, fecha límite el 21/09/2026 y estado Pendiente.
Resultado: el libro compara la fecha límite con la fecha actual. Con el umbral inicial de siete días, mostrará Pendiente si quedan más de siete días, Próximo: comprobar si faltan siete días o menos, o Vencido: comprobar si el plazo ya ha pasado.
Interpretación: el aviso permite distinguir si el pago sigue abierto sin urgencia inmediata, está entrando en el plazo próximo o ha superado su fecha límite.
Decisión: el responsable puede ordenar el trabajo según el aviso y actualizar el estado cuando corresponda. El importe también se incorpora al total pendiente o en revisión del Resumen.
Estados, fechas y avisos automáticos
Completado genera el aviso Correcto, mientras que No aplica se identifica como tal y queda fuera del denominador de la proporción completada. Pendiente y En revisión mantienen activo el cálculo basado en la fecha límite.
Si falta el estado, aparece Revisar estado. Si no se han indicado la salida o la fecha límite, o si la fecha límite es posterior a la salida, aparece Revisar fechas. El umbral de aviso próximo se obtiene de la hoja Parámetros.
Errores frecuentes y soluciones
Errores frecuentes: dejar el estado vacío, introducir una fecha límite posterior a la salida, escribir fuera de los límites configurados o sustituir las fórmulas de las columnas Días hasta límite y Aviso.
- Seleccione siempre uno de los cuatro estados disponibles.
- Compruebe que la fecha límite no sea posterior a la salida.
- Revise los límites editables de la hoja Parámetros si una fecha, cantidad o importe no encaja en el rango previsto.
- Introduzca los datos operativos en las columnas preparadas y conserve las fórmulas de las columnas calculadas.
Límites y alcance del archivo
Límites: la plantilla contiene cien filas preparadas, desde la 5 hasta la 104. Sus valores iniciales admiten fechas entre el 11/09/2025 y el 10/09/2031, cantidades de hasta 999 e importes de hasta 100.000 €, aunque estos supuestos pueden modificarse en Parámetros.
El archivo está orientado al seguimiento tabular. Registra si una confirmación, un pago, un documento o una comunicación están controlados, pero los archivos, pagos y envíos correspondientes se gestionan fuera del libro.
Comparación con una hoja en blanco
Usa el libro preparado cuando sus campos y cálculos verificados encajen con la tarea. Parte de una hoja en blanco cuando necesites otro modelo y puedas crear y probar cada campo y fórmula.
| Método | Preparación | Cálculos y revisión | Cuándo encaja |
|---|---|---|---|
| Este libro Excel | Usa la estructura preparada del archivo validado | Revisa los cálculos y resultados documentados | Flujo local y editable respaldado por el libro |
| Hoja en blanco | Crea la estructura desde cero | Construye y prueba cada fórmula y control | Modelo distinto diseñado por la agencia |
Lectura de la hoja Resumen
El Resumen muestra la fecha de cálculo, los controles registrados, los expedientes distintos y la distribución entre Completado, Pendiente, En revisión y No aplica. También reúne los avisos vencidos, próximos y sujetos a comprobación.
Los importes permiten consultar tanto el total registrado como el asociado a controles pendientes o en revisión. La primera salida y la última fecha límite ofrecen referencias adicionales para ordenar el seguimiento, mientras que el gráfico representa el número de controles por estado.
Preguntas frecuentes
¿Qué representa cada fila del checklist?
Cada fila representa una comprobación vinculada a un expediente de reserva, como una confirmación, un pago previsto, un documento o una comunicación.
¿Cuántos controles se pueden registrar?
La hoja Expedientes contiene cien filas preparadas para controles, desde la fila 5 hasta la 104.
¿Qué estados incluye el libro?
Incluye Pendiente, En revisión, Completado y No aplica. La selección se realiza mediante una lista en la columna Estado.
¿Cómo funciona el aviso de plazo próximo?
El libro compara la fecha límite con la fecha actual y con el número de días configurado en Parámetros. El valor inicial es de siete días.
¿Cómo se calculan los importes pendientes?
El Resumen suma los importes de los controles cuyo estado es Pendiente o En revisión. Las filas sin importe numérico no aportan cantidad a esa suma.
Responsabilidad editorial
Inés RocaOperaciones y atención al viajero
Mateo SanzControl de hojas y gestión económica
