Esta plantilla Excel centraliza las fechas límite de las opciones de reserva para que agencias de viajes y turoperadores puedan identificar expedientes vencidos, urgentes, próximos o todavía en plazo.
El libro incluye un resumen operativo, una tabla preparada para 100 opciones y parámetros editables. Sus fórmulas calculan los días restantes y clasifican cada registro según la fecha de control, los umbrales configurados y el estado de la opción.
Cómo puede ayudarte esta plantilla
- Ordena las opciones abiertas por su proximidad al vencimiento.
- Muestra las personas y el importe vinculados a opciones todavía abiertas.
- Facilita la asignación de cada expediente a un responsable y un proveedor.
- Distingue las opciones pendientes de las confirmadas o liberadas.
Qué contiene el archivo
Cómo empezar
1. Configura la fecha y los umbrales
Abre la hoja Parámetros y ajusta la fecha de control, el umbral urgente, el umbral próximo y los límites internos de captura.
2. Registra las opciones
Sustituye los ejemplos ficticios de la hoja Opciones e introduce el expediente, las fechas, el servicio, las personas, el importe, el proveedor, el responsable y el estado.
3. Atiende los avisos calculados
Consulta las columnas Días restantes y Aviso de revisión para localizar opciones incompletas, vencidas, con vencimiento en el día, urgentes o próximas.
4. Actualiza la situación
Cambia el estado a Confirmada o Liberada cuando corresponda. El registro dejará de formar parte de los totales de opciones abiertas.
Qué controla la plantilla de opciones de reserva
El libro permite gestionar hasta 100 opciones con expediente, salida, viajero, servicio, fecha de opción, fecha límite, personas, importe, proveedor, responsable y estado. Las dos últimas columnas calculan los días restantes y muestran el aviso correspondiente.
El resumen contabiliza las opciones registradas y abiertas, separa las incidencias por situación y suma las personas y los importes asociados a registros que todavía no están confirmados ni liberados.
Cómo se calculan los avisos de vencimiento
La fecha de control de la hoja Parámetros actúa como referencia. Con los valores iniciales, una opción abierta se considera urgente cuando vence en un máximo de dos días y próxima cuando vence después de ese umbral y dentro de siete días.
Los posibles resultados incluyen Revisar estado, Revisar fecha límite, Vencida: comprobar, Vence hoy: comprobar, Urgente: comprobar, Próxima: revisar, En plazo, Cerrada: confirmada y Cerrada: liberada.
Caso práctico con una opción ficticia
El expediente ficticio FIC-OP-26-002 tiene fecha límite 11/09/2026, estado En revisión, tres personas y un importe de 2.185 €. La fecha de control configurada también es 11/09/2026.
- Entrada: fecha límite 11/09/2026 y estado En revisión.
- Resultado: cero días restantes y aviso Vence hoy: comprobar.
- Interpretación: la opción sigue abierta, vence en la fecha de control y aporta tres personas y 2.185 € a los totales abiertos.
- Decisión: priorizar el expediente, gestionar la opción con el proveedor y actualizarla como Confirmada o Liberada cuando corresponda.
Errores habituales y soluciones
- Estado vacío: el libro muestra Revisar estado. La solución es seleccionar uno de los cuatro estados admitidos.
- Fecha límite vacía en una opción abierta: aparece Revisar fecha límite. Debe completarse antes de interpretar el vencimiento.
- Fechas coherentes: la fecha límite debe ser igual o posterior a la fecha de opción y no puede superar la fecha de salida.
- Umbral próximo inferior al urgente: el valor no cumple la validación. Debe ser igual o superior al umbral urgente.
- Personas o importe fuera de rango: hay que respetar los máximos configurados en Parámetros.
Comparación con una hoja en blanco
Usa el libro preparado cuando sus campos y cálculos verificados encajen con la tarea. Parte de una hoja en blanco cuando necesites otro modelo y puedas crear y probar cada campo y fórmula.
| Método | Preparación | Cálculos y revisión | Cuándo encaja |
|---|---|---|---|
| Este libro Excel | Usa la estructura preparada del archivo validado | Revisa los cálculos y resultados documentados | Flujo local y editable respaldado por el libro |
| Hoja en blanco | Crea la estructura desde cero | Construye y prueba cada fórmula y control | Modelo distinto diseñado por la agencia |
Límites del archivo
La tabla está preparada para 100 filas. Si se amplía, también deben extenderse las fórmulas, las validaciones y las referencias utilizadas por el resumen.
Los avisos dependen de la fecha configurada en Parámetros y no de una fecha actual insertada automáticamente. El libro clasifica los registros, pero no envía notificaciones ni ejecuta confirmaciones o liberaciones.
Organización del seguimiento operativo
Conviene mantener completos el proveedor y el responsable para saber quién gestiona cada expediente. El estado debe actualizarse a medida que avanza la opción, ya que Confirmada y Liberada dejan de contar como situaciones abiertas.
El gráfico del resumen distribuye las opciones entre incompletas, vencidas, con vencimiento en el día, urgentes, próximas y en plazo, mientras que los indicadores muestran el volumen asociado.
Preguntas frecuentes
¿Cuántas opciones de reserva admite la plantilla?
La tabla principal está preparada para 100 registros, desde la fila 5 hasta la 104 de la hoja Opciones.
¿Los vencimientos se calculan con la fecha actual?
No. Los cálculos utilizan la Fecha de control definida en la hoja Parámetros, que debe actualizarse cuando se quiera trabajar con otra fecha de referencia.
¿Qué estados se pueden seleccionar?
La lista admite Pendiente, En revisión, Confirmada y Liberada.
¿Se pueden cambiar los umbrales de aviso?
Sí. Los valores iniciales son dos días para el umbral urgente y siete para el próximo. Este último debe ser igual o superior al urgente.
¿Qué sucede al confirmar o liberar una opción?
El aviso pasa a indicar que la opción está cerrada y el registro se excluye de los totales de opciones abiertas, personas e importes pendientes.
Responsabilidad editorial
Inés RocaOperaciones y atención al viajero
Mateo SanzControl de hojas y gestión económica
