Esta agenda de tiempo libre en circuito es un libro Excel destinado a organizar actividades opcionales por expediente, salida, viajero o grupo, fecha y hora. Permite reunir la información operativa y calcular horarios, personas e importes.
El archivo XLSX se divide en Resumen, Agenda y Parámetros. El catálogo editable alimenta los cálculos de la agenda, mientras que el resumen presenta indicadores y un gráfico con la distribución de las actividades por estado.
Cómo puede ayudarte esta plantilla
- Centraliza hasta 120 registros de actividades opcionales con sus horarios, participantes, responsables y estados.
- Recupera del catálogo la duración, el importe por persona y el proveedor de cada servicio seleccionado.
- Calcula la hora de finalización y el importe total de cada actividad sin repetir esos datos en cada registro.
- Resume actividades, personas, horas e importes previstos, excluyendo las canceladas de los totales operativos.
Qué contiene el archivo
Cómo empezar
1. Configura los parámetros
Edita el catálogo de servicios con su duración prevista, importe orientativo por persona, proveedor y capacidad máxima. Ajusta también las fechas admitidas, responsables, estados y salidas del circuito.
2. Registra cada actividad
Introduce en la Agenda el expediente, la salida, el viajero o grupo, el servicio opcional, la fecha, la hora de inicio, la cantidad de personas, el responsable y el estado.
3. Comprueba los cálculos
Consulta la duración, la hora de fin, el importe unitario, el importe total y el proveedor recuperados automáticamente desde Parámetros. Atiende los avisos sobre datos, servicios o capacidad.
4. Actualiza el seguimiento
Cambia el estado cuando corresponda y consulta en Resumen los registros, las actividades confirmadas, las personas, las horas, los importes y la distribución por estados.
Estructura del libro y flujo de datos
La hoja Agenda concentra los registros operativos y la hoja Parámetros contiene el catálogo editable de servicios, los límites de fechas y cantidades, los estados, los responsables y las salidas. Al elegir un servicio, las fórmulas recuperan su duración, precio y proveedor; después calculan la hora de fin y el importe total.
El flujo es directo: los datos introducidos y el servicio seleccionado producen resultados calculados, los avisos señalan posibles incidencias y la hoja Resumen agrega los indicadores principales.
Caso práctico interpretado
Entrada: el ejemplo ficticio del Grupo Ficticio Brisa registra un paseo guiado ficticio el 11/09/2026 a las 16:00 para 9 personas. El catálogo asigna al servicio 2 horas, 24,50 € por persona, el Proveedor Ficticio Brújula y una capacidad máxima de 25 personas.
Resultado: la agenda calcula una finalización a las 18:00 y un importe total de 220,50 €. Interpretación: la cantidad queda 16 personas por debajo de la capacidad configurada. Decisión: el registro puede conservar el estado Confirmada si la franja de 16:00 a 18:00 encaja en el itinerario; ese encaje no se calcula en el libro.
Seguimiento por estados e indicadores
Estados: cada actividad puede figurar como Borrador, Pendiente, Confirmada, Cancelada o Realizada. El Resumen cuenta los registros en cada estado y representa su distribución en un gráfico.
También calcula las actividades confirmadas, los avisos que comienzan por Revisar o Comprobar, la primera y la última fecha registradas y los totales previstos de personas, horas e importes. Estos tres últimos totales excluyen las actividades canceladas.
Errores frecuentes y soluciones
Los avisos permiten localizar tres incidencias principales:
- Si faltan campos obligatorios, aparece Revisar datos.
- Si el servicio no se encuentra en el catálogo, aparece Revisar servicio.
- Si la cantidad supera la capacidad máxima del servicio, aparece Revisar capacidad.
Solución: completa los campos vacíos, selecciona un servicio incluido en Parámetros o ajusta la cantidad o la capacidad configurada. Cuando una actividad está Cancelada, la fórmula devuelve Sin aviso.
Comparación con un software de reservas especializado
El libro operativo completo y un software de reservas especializado responden a necesidades distintas. La elección depende del volumen de trabajo, las integraciones necesarias y la forma de coordinar las actividades.
| Criterio | Libro Excel completo | Software de reservas especializado |
|---|---|---|
| Preparación | Utiliza un catálogo editable de servicios, responsables, estados y salidas dentro del XLSX. | Requiere configurar productos, usuarios, reglas y flujos en la plataforma contratada. |
| Cálculos | Calcula duración, fin, importes, proveedor, capacidad e indicadores mediante fórmulas. | Puede automatizar precios, inventario y reservas según los módulos disponibles. |
| Disponibilidad | No consulta cupos ni disponibilidad de proveedores en tiempo real. | Puede consultar inventario conectado si la plataforma y los proveedores admiten esa integración. |
| Capacidad operativa | Incluye 120 filas preparadas para actividades y un catálogo de hasta 100 servicios. | La capacidad depende del plan, la configuración y los límites del proveedor del software. |
| Uso adecuado | Resulta más adecuado cuando se busca una agenda autocontenida, editable y basada en un volumen definido de registros. | Resulta más adecuado cuando se necesitan inventario conectado, acceso multiusuario o integraciones externas. |
Límites de la plantilla
La agenda tiene 120 filas operativas y sus fórmulas se extienden de la fila 5 a la 124. Las fechas admitidas están configuradas entre el 12/09/2025 y el 11/09/2028, aunque esos límites son editables en Parámetros.
El libro no incorpora columnas específicas para el inicio y el final de cada ventana de tiempo libre, por lo que no determina si una actividad cabe en el itinerario. Tampoco consulta disponibilidad externa. Los importes incluidos en los ejemplos son orientativos y los servicios, grupos, responsables y proveedores son ficticios.
Criterio de uso operativo
La plantilla encaja en una operativa donde la agencia desea registrar propuestas, estimar horarios y costes, asignar responsables y seguir estados dentro de un único archivo. La secuencia recomendada es configurar el catálogo, introducir la actividad, interpretar los resultados calculados, resolver los avisos y actualizar el estado.
El Resumen facilita una lectura agregada, mientras que la Agenda mantiene el detalle por expediente y salida. Así se conserva la relación entre cada entrada, sus cálculos y su situación operativa.
Preguntas frecuentes
¿Cuántas actividades se pueden registrar?
La hoja Agenda dispone de 120 filas preparadas para actividades, desde la fila 5 hasta la 124.
¿Qué datos calcula automáticamente la agenda?
Calcula la duración, la hora de fin, el importe por persona, el importe total, el proveedor y el aviso de revisión de cada registro.
¿Las actividades canceladas aparecen en los totales?
Las actividades canceladas no se incluyen en los totales previstos de personas, horas e importes. Sí aparecen en el recuento y el gráfico de estados.
¿Se pueden modificar los servicios y sus precios?
Sí. La hoja Parámetros permite editar el servicio, la duración prevista, el importe orientativo por persona, el proveedor y la capacidad máxima.
¿La plantilla detecta si una actividad cabe en la ventana de tiempo libre?
No. Calcula las horas de inicio y fin, pero no contiene campos para los límites de la ventana libre del itinerario.
Responsabilidad editorial
Inés RocaOperaciones y atención al viajero
Mateo SanzControl de hojas y gestión económica
