Este libro de Excel en formato XLSX permite llevar el control documental de los requisitos de entrada asociados a cada viajero, expediente y salida.
La plantilla registra el servicio o requisito, la fecha y fuente de consulta, el responsable y el estado documental. Sus avisos ayudan a localizar datos incompletos, consultas antiguas y salidas próximas sin emitir asesoramiento migratorio.
Cómo puede ayudarte esta plantilla
- Centraliza los datos de cada viajero, salida y requisito en un único registro.
- Mantiene la trazabilidad de la fuente y de la fecha de cada consulta.
- Unifica estados, responsables y servicios mediante listas desplegables.
- Facilita la priorización mediante avisos e indicadores de cobertura.
Qué contiene el archivo
Cómo empezar
1. Configura los parámetros
Comprueba en Parámetros la fecha de control, la vigencia máxima de la consulta y la antelación para reconfirmar.
2. Crea el registro del viajero
En Control, utiliza una fila para cada combinación de expediente, viajero y servicio o requisito.
3. Documenta la consulta
Indica la fecha de salida, la fecha y fuente consultadas, el responsable y el estado documental mediante los campos disponibles.
4. Atiende los avisos
Consulta las columnas calculadas y la hoja Resumen para localizar registros incompletos, consultas fuera de vigencia o salidas dentro del margen configurado.
Qué registra la plantilla
La hoja Control aplica una fila por combinación de expediente, salida, viajero y servicio o requisito. Cada registro incorpora fecha de salida, fecha de consulta, fuente o proveedor, responsable y estado documental.
Las dos últimas columnas calculan los días transcurridos desde la consulta y muestran el aviso operativo correspondiente.
Estructura del libro de Excel
Control reúne hasta 120 registros y ofrece filtro automático. Parámetros contiene la fecha de control, el límite de vigencia y el margen previo a la salida, además de las listas utilizadas por los desplegables.
Resumen calcula registros iniciados y completos, porcentaje de cobertura, distribución por estado, registros con aviso, consultas fuera de vigencia y salidas dentro del margen.
Caso práctico con un viajero ficticio
Entrada: el expediente ficticio EXP-FIC-26-001 corresponde a la salida Aurora del 15/09/2026, con consulta realizada el 10/09/2026, fecha de control 12/09/2026 y estado Pendiente.
Resultado: la plantilla calcula 2 días desde la consulta y muestra el aviso Comprobar requisito. Interpretación: la consulta es reciente, pero el estado sigue pendiente. Decisión: contrastar el requisito con la fuente registrada y actualizar el estado cuando proceda.
Errores habituales y soluciones
Campos incompletos: si no están cumplimentados los nueve campos de entrada, aparece Completar registro; la solución es localizar el dato ausente.
- Si la consulta supera la vigencia configurada, actualiza la comprobación y su fecha.
- Si la salida es anterior a la fecha de control, confirma si el registro debe mantenerse activo.
- Si un valor no es aceptado, utiliza las fechas y opciones admitidas por las validaciones.
Comparación con una hoja en blanco
Usa el libro preparado cuando sus campos y cálculos verificados encajen con la tarea. Parte de una hoja en blanco cuando necesites otro modelo y puedas crear y probar cada campo y fórmula.
| Método | Preparación | Cálculos y revisión | Cuándo encaja |
|---|---|---|---|
| Este libro Excel | Usa la estructura preparada del archivo validado | Revisa los cálculos y resultados documentados | Flujo local y editable respaldado por el libro |
| Hoja en blanco | Crea la estructura desde cero | Construye y prueba cada fórmula y control | Modelo distinto diseñado por la agencia |
Límites del control documental
El alcance operativo se limita a registrar datos, calcular antigüedad y señalar situaciones definidas por los parámetros. La plantilla no determina qué requisito corresponde a una persona ni confirma su validez.
Los estados reflejan el seguimiento interno. La fuente correspondiente debe consultarse antes de adoptar decisiones sobre la salida; el libro no emite asesoramiento migratorio.
Lectura de los indicadores
La cobertura de campos relaciona los registros completos con los iniciados. Los recuentos por estado permiten distinguir Pendiente, En revisión, Verificado internamente y No aplica.
Los avisos muestran dónde concentrar la comprobación: datos ausentes, salida pasada, fuente fuera de vigencia, requisito pendiente o salida próxima según el margen configurado.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos registros admite la hoja Control?
La hoja dispone de 120 filas operativas, desde la fila 5 hasta la 124.
¿Qué datos se introducen manualmente?
Se completan expediente, salida, fecha de salida, viajero, servicio o requisito, fecha de consulta, fuente o proveedor, responsable y estado documental.
¿Cómo se calculan los días desde la consulta?
La fórmula toma la diferencia entre la fecha de control configurada y la fecha de consulta. Si el resultado es negativo, muestra cero.
¿Qué estados documentales incluye?
Las opciones configuradas son Pendiente, En revisión, Verificado internamente y No aplica.
¿La plantilla confirma los requisitos de entrada?
No. Registra fuentes, fechas y estados, y genera avisos operativos. La información debe contrastarse con la fuente que corresponda antes de la salida.
Responsabilidad editorial
Inés RocaOperaciones y atención al viajero
Mateo SanzControl de hojas y gestión económica
