Este libro de Excel permite preparar un plan de contingencia de itinerario turístico y registrar cada servicio afectado por una interrupción de transporte, una previsión meteorológica adversa, el cierre de un proveedor, una capacidad insuficiente o un cambio operativo interno.
La plantilla XLSX reúne los datos del servicio previsto y de su alternativa, compara sus importes y facilita el seguimiento de responsables, fechas límite y estados. También ofrece un resumen calculado del impacto operativo y económico de las contingencias registradas.
Cómo puede ayudarte esta plantilla
- Centraliza en un único archivo los servicios afectados y sus posibles alternativas.
- Permite comparar el importe previsto con el alternativo antes de decidir.
- Ordena el seguimiento mediante responsables, fechas límite y estados operativos.
- Ofrece una visión conjunta de personas afectadas, costes, diferencias y decisiones pendientes.
Qué contiene el archivo
Cómo empezar
1. Configura los criterios
Abre la hoja Parámetros y ajusta el horizonte de decisión, el incremento máximo orientativo, los límites de personas e importes y el intervalo de fechas.
2. Registra el servicio afectado
En Contingencias, utiliza una fila para indicar el expediente, la salida, el viajero o grupo, el servicio previsto, su fecha, la cantidad de personas, el importe, el proveedor y la causa.
3. Añade la alternativa
Introduce el servicio y el proveedor alternativos, su importe, la fecha límite de decisión, el responsable y el estado. La hoja calculará la diferencia y la variación porcentual cuando disponga de los importes necesarios.
4. Consulta los resultados
Comprueba los avisos de la fila, actualiza el estado conforme avance la gestión y utiliza Resumen para consultar los indicadores y el gráfico por estados.
Qué es un plan de contingencia de itinerario turístico
Es un registro operativo para organizar la respuesta ante cada servicio afectado de una salida turística. El libro relaciona la incidencia con el expediente, el grupo, el servicio previsto, la causa, la alternativa disponible, los costes, el responsable y el estado de la decisión.
Su estructura permite tratar por separado cada traslado, excursión u otro servicio incluido en el itinerario, manteniendo la información asociada a una misma salida.
Información que centraliza la plantilla
La hoja principal aporta trazabilidad operativa mediante 18 columnas. Incluye el expediente, la salida, el viajero o grupo, las fechas, el número de personas, los proveedores, los importes y la causa de la incidencia.
Las listas de causas contemplan interrupción de transporte, previsión meteorológica adversa, cierre comunicado por proveedor, capacidad insuficiente y cambio operativo interno. Los campos numéricos y de fecha disponen de límites configurados en Parámetros.
Comparación con una hoja en blanco
Usa el libro preparado cuando sus campos y cálculos verificados encajen con la tarea. Parte de una hoja en blanco cuando necesites otro modelo y puedas crear y probar cada campo y fórmula.
| Método | Preparación | Cálculos y revisión | Cuándo encaja |
|---|---|---|---|
| Este libro Excel | Usa la estructura preparada del archivo validado | Revisa los cálculos y resultados documentados | Flujo local y editable respaldado por el libro |
| Hoja en blanco | Crea la estructura desde cero | Construye y prueba cada fórmula y control | Modelo distinto diseñado por la agencia |
Caso práctico con una incidencia de transporte
Un ejemplo ficticio muestra cómo convertir los datos registrados en una decisión operativa. Entrada: una salida para 24 personas tiene un traslado previsto de 1.800 € y una alternativa por carretera de 2.000 €, con el estado Decisión pendiente.
Resultado: la hoja calcula una diferencia de 200 € y una variación aproximada del 11,1 %. Interpretación: el incremento queda por debajo del umbral orientativo del 20 % configurado, aunque ese dato no confirma por sí solo la alternativa. Decisión: el responsable puede valorar la disponibilidad y las condiciones operativas antes de cambiar el estado a Confirmada o Descartada.
Errores frecuentes y soluciones
Entre los errores frecuentes están dejar vacío el estado o el responsable, introducir una fecha como texto, superar el máximo de personas configurado o utilizar un importe fuera del límite admitido.
- Si aparece un aviso de dato ausente, complete el campo indicado en la misma fila.
- Si una fecha no se admite, compruebe que esté entre la fecha mínima y la máxima definidas en Parámetros.
- Si la cantidad supera el límite, confirme si corresponde dividir el servicio en registros separados o modificar el parámetro.
- Si no aparece la variación porcentual, verifique que ambos importes estén informados y que el importe previsto no sea cero.
Comparación con un software especializado en incidencias
La elección depende del volumen de operaciones, del número de participantes y de la necesidad de integrar otros sistemas. El libro de Excel y un software especializado responden a contextos distintos.
Límites y alcance del archivo
Los límites del archivo deben considerarse al organizar el proceso. La zona preparada admite 110 registros, las fechas están sujetas al intervalo configurado y la variación porcentual no se calcula si falta algún importe o si el previsto es cero.
El libro documenta alternativas y estados, pero no ejecuta reservas, confirma disponibilidad ni envía comunicaciones a proveedores. Los umbrales son criterios editables y los datos incluidos como muestra corresponden a entidades y situaciones ficticias.
Preguntas frecuentes
¿Cuántas contingencias se pueden registrar?
La hoja Contingencias dispone de 110 filas preparadas, desde la fila 5 hasta la 114, con fórmulas y validaciones aplicadas.
¿Qué causas de incidencia incluye la plantilla?
Incluye interrupción de transporte, previsión meteorológica adversa, cierre comunicado por proveedor, capacidad insuficiente y cambio operativo interno.
¿La plantilla calcula el impacto económico de la alternativa?
Sí. Cuando se introducen los importes previsto y alternativo, calcula la diferencia en euros. También calcula la variación porcentual si el importe previsto es distinto de cero.
¿Se pueden modificar los criterios de control?
Sí. La hoja Parámetros permite editar el horizonte de decisión, el incremento máximo orientativo, el máximo de personas, el intervalo de fechas y el importe máximo por servicio.
¿Qué información aparece en el resumen?
Muestra registros de contingencia, personas afectadas, importes previstos y alternativos, diferencia estimada, alternativas informadas, decisiones pendientes, avisos y recuentos por estado.
Responsabilidad editorial
Inés RocaOperaciones y atención al viajero
Mateo SanzControl de hojas y gestión económica
