Esta plantilla de Excel permite coordinar los servicios de comida de un grupo turístico por expediente, fecha, hora, lugar, comensales, proveedor y responsable.
El libro XLSX reúne el plan diario, los parámetros editables y un resumen automático de servicios, importes, estados, fechas y avisos.
Cómo puede ayudarte esta plantilla
- Reúne en un único archivo los datos operativos de cada comida del grupo.
- Facilita la detección de registros incompletos, fechas incoherentes y valores que superan los umbrales configurados.
- Ofrece una visión conjunta de comensales, importes previstos, estados y servicios confirmados.
- Permite filtrar los servicios por expediente, fecha, proveedor, responsable o estado.
Qué contiene el archivo
Cómo empezar
1. Configura los parámetros
Abre Parámetros y ajusta la capacidad, las tarifas e importes orientativos y el intervalo de fechas del plan.
2. Registra cada servicio
Introduce una fila por comida con el expediente, la fecha de salida, el grupo, el servicio, la fecha, la hora, el lugar y los comensales.
3. Completa la gestión económica y operativa
Añade la tarifa por persona, el proveedor, el responsable y el estado. El importe previsto se calculará automáticamente.
4. Comprueba los avisos y el resumen
Consulta la columna Aviso de revisión, aplica los filtros disponibles y revisa los indicadores de la hoja Resumen.
Estructura del plan de comidas
El archivo contiene tres hojas conectadas: Resumen, Plan comidas y Parámetros. La hoja operativa dispone de 120 filas para registrar desayunos, almuerzos, cenas, picnics y tentempiés.
Cada registro combina los datos del expediente y del grupo con la fecha, la hora, el lugar, los comensales, la tarifa, el proveedor, el responsable y el estado del servicio.
Cálculos y controles del libro
El control centralizado calcula el importe previsto multiplicando los comensales por la tarifa individual. Si el servicio figura como Cancelado, el importe calculado es cero.
Las listas desplegables normalizan los servicios y estados. Las validaciones controlan las fechas, las horas, los comensales y las tarifas, mientras que los avisos señalan datos incompletos, fechas incoherentes o valores superiores a los umbrales configurados.
Caso práctico de un desayuno ficticio
Entrada: se registra un desayuno ficticio para 24 comensales, con una tarifa de 15,50 € por persona y estado Realizado.
Resultado: la fórmula obtiene un importe previsto de 372,00 €, resultado de multiplicar 24 por 15,50 €.
Interpretación: el servicio queda incorporado a los indicadores de comensales e importe activo, y su estado cuenta en el porcentaje de servicios confirmados o realizados.
Decisión: si el número de asistentes o la tarifa prevista cambian, se actualizan las celdas de entrada para que el importe y el resumen reflejen los nuevos datos.
Errores y soluciones habituales
Los errores habituales son dejar campos obligatorios vacíos, introducir una fecha de servicio anterior a la salida, usar fechas fuera del intervalo permitido o superar los umbrales orientativos.
- Si aparece Completar datos, rellena los campos pendientes de la fila.
- Si el aviso afecta a las fechas, comprueba la salida, el día del servicio y el intervalo definido en Parámetros.
- Si se supera la capacidad, la tarifa o el importe orientativo, corrige la entrada o ajusta el parámetro cuando proceda.
- Si un servicio se cancela, selecciona Cancelado para que su importe previsto pase a cero.
Comparación con una hoja en blanco
Usa el libro preparado cuando sus campos y cálculos verificados encajen con la tarea. Parte de una hoja en blanco cuando necesites otro modelo y puedas crear y probar cada campo y fórmula.
| Método | Preparación | Cálculos y revisión | Cuándo encaja |
|---|---|---|---|
| Este libro Excel | Usa la estructura preparada del archivo validado | Revisa los cálculos y resultados documentados | Flujo local y editable respaldado por el libro |
| Hoja en blanco | Crea la estructura desde cero | Construye y prueba cada fórmula y control | Modelo distinto diseñado por la agencia |
Límites de la plantilla
Los umbrales de capacidad, tarifa e importe son orientativos y sirven para generar avisos. La plantilla no confirma disponibilidad, condiciones ni precios de los proveedores.
Tampoco incorpora campos específicos para menús, alergias o condiciones de pago. Esos datos pueden mantenerse en la documentación operativa asociada a cada expediente.
Lectura del resumen operativo
La hoja Resumen muestra servicios registrados y confirmados, comensales, importes previstos y confirmados, porcentaje de servicios confirmados o realizados, coste medio por comensal y primera y última fecha registradas.
El detalle por estado y su gráfico permiten identificar cuántos servicios están pendientes, confirmados, por revisar, realizados o cancelados antes de actualizar la planificación.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos servicios de comida admite la plantilla?
La hoja Plan comidas dispone de 120 filas operativas, desde la fila 5 hasta la 124.
¿Cómo se calcula el importe previsto?
El importe previsto se obtiene multiplicando el número de comensales por la tarifa por persona. Si el estado es Cancelado, el resultado es cero.
¿Qué tipos de servicio y estados incluye?
Los servicios disponibles son Desayuno, Almuerzo, Cena, Picnic y Tentempié. Los estados son Pendiente, Confirmado, Por revisar, Realizado y Cancelado.
¿Se pueden modificar los límites operativos?
Sí. En la hoja Parámetros pueden ajustarse la capacidad por servicio, la tarifa por persona, el importe por servicio y las fechas mínima y máxima del plan.
¿Qué información ofrece la hoja Resumen?
Presenta indicadores de servicios, comensales, importes, avisos, confirmaciones y fechas, además de un detalle y un gráfico por estado.
Responsabilidad editorial
Inés RocaOperaciones y atención al viajero
Mateo SanzControl de hojas y gestión económica
