Esta plantilla es un libro de Excel para secuenciar las etapas y los servicios de un circuito turístico. Reúne el expediente, la salida, el grupo, las fechas, los horarios, los trayectos, las paradas, las distancias, las pernoctaciones, los proveedores y los costes previstos.
El archivo XLSX dispone de una hoja operativa con espacio para 100 registros, un resumen calculado y una pestaña de parámetros editables. También estima duraciones, llegadas y costes por persona, y muestra avisos cuando detecta datos incompletos, órdenes duplicados o valores que superan los umbrales configurados.
Cómo puede ayudarte esta plantilla
- Ordena cronológicamente las etapas y los servicios de cada expediente.
- Centraliza trayectos, paradas, pernoctaciones, proveedores, responsables y estados.
- Calcula duraciones, llegadas, costes por persona y totales previstos.
- Ayuda a localizar campos incompletos, órdenes duplicados y valores fuera de los umbrales configurados.
Qué contiene el archivo
Cómo empezar
1. Configura los supuestos
Abre la pestaña Parámetros y ajusta la velocidad media, el tiempo añadido por parada, los umbrales, las fechas permitidas y los límites de captura.
2. Adapta las listas
Sustituye los estados y servicios ficticios por las categorías que utilice la agencia, manteniéndolos dentro de los rangos visibles destinados a las listas desplegables.
3. Registra el circuito
Reemplaza los ejemplos ficticios e introduce cada etapa o servicio en una fila. Utiliza el mismo expediente para agrupar un circuito y la columna Orden para definir su secuencia.
4. Comprueba los resultados
Consulta las columnas calculadas para comprobar la duración, la llegada, el coste por persona y los avisos. Después, revisa en Resumen las distancias, las noches, las fechas, los importes y los estados acumulados.
Información que organiza la hoja de ruta
La hoja principal admite 100 registros, desde la fila 4 hasta la 103. Cada fila puede recoger el orden, el expediente, la salida, el viajero o grupo, el servicio, la fecha, la hora de salida, el origen, una parada, el destino, la distancia, las personas, las noches, el importe previsto, el proveedor, el responsable y el estado.
El filtro automático permite consultar los registros por cualquiera de estos campos. Los paneles inmovilizados mantienen visibles los encabezados mientras se recorre la planificación.
Cálculos y avisos del circuito
Los cálculos automáticos ocupan las cuatro últimas columnas. La duración se estima dividiendo la distancia entre la velocidad media y sumando el tiempo configurado cuando existe una parada. La llegada combina fecha, hora de salida y duración, mientras que el coste por persona divide el importe previsto entre el número de viajeros.
La columna de avisos identifica campos obligatorios pendientes, órdenes repetidos dentro del mismo expediente y valores que superan los umbrales configurados para distancia, capacidad o importe. El Resumen acumula etapas, kilómetros, paradas, noches, personas, importes, fechas, llegadas y avisos.
Caso práctico con datos ficticios
Entrada: el registro ficticio del Grupo ficticio Azahar parte el 11/10/2026 a las 08:00 desde Terminal ficticia Aurora hacia Villa ficticia Nácar, con una parada, 180 km, 28 personas y un importe previsto de 1.680 €. Los parámetros indican 65 km/h y 0,5 horas adicionales por parada.
Resultado: la hoja obtiene una duración aproximada de 3,27 horas, una llegada estimada alrededor de las 11:16 y un coste de 60 € por persona.
Interpretación: el tiempo estimado incorpora el desplazamiento y media hora por la parada, mientras que el coste unitario distribuye el importe entre las 28 personas.
Decisión: la agencia puede comprobar si la llegada encaja con el siguiente servicio y, si necesita cambiarla, modificar la hora de salida, la distancia o los supuestos editables.
Errores frecuentes y soluciones
- Error: repetir el mismo número de orden dentro de un expediente. Solución: asignar una secuencia distinta a cada registro del circuito.
- Error: dejar vacíos los campos necesarios para identificar y organizar el servicio. Solución: completar orden, expediente, salida, grupo, servicio, fecha, origen, destino, personas y estado.
- Error: no obtener una llegada estimada. Solución: comprobar que la fila contiene fecha, hora de salida, distancia y una duración calculable.
- Error: introducir fechas o cantidades rechazadas por la validación. Solución: consultar los límites de captura definidos en Parámetros.
- Error: recibir un aviso por distancia, capacidad o importe. Solución: corregir el dato si es inexacto o adaptar el umbral correspondiente si el supuesto operativo ha cambiado.
Comparación con una hoja en blanco
Usa el libro preparado cuando sus campos y cálculos verificados encajen con la tarea. Parte de una hoja en blanco cuando necesites otro modelo y puedas crear y probar cada campo y fórmula.
| Método | Preparación | Cálculos y revisión | Cuándo encaja |
|---|---|---|---|
| Este libro Excel | Usa la estructura preparada del archivo validado | Revisa los cálculos y resultados documentados | Flujo local y editable respaldado por el libro |
| Hoja en blanco | Crea la estructura desde cero | Construye y prueba cada fórmula y control | Modelo distinto diseñado por la agencia |
Límites de la plantilla
La plantilla no incorpora mapas, geolocalización, cálculo automático de rutas reales, tráfico, reservas, disponibilidad de proveedores ni gráficos. Las duraciones dependen de la distancia introducida, la velocidad media y el tiempo fijo por parada.
El Resumen consolida todos los registros de la hoja y no presenta paneles separados por expediente. La capacidad preparada es de 100 filas, y las listas visibles permiten configurar cuatro estados y cinco tipos de servicio.
Preguntas frecuentes
¿Cuántas etapas o servicios admite la plantilla?
La hoja de ruta dispone de 100 filas de trabajo, desde la fila 4 hasta la 103. Cada fila representa una etapa o un servicio.
¿Cómo calcula la duración y la llegada estimada?
La duración divide la distancia entre la velocidad media configurada y añade el tiempo previsto cuando existe una parada. La llegada suma esa duración a la fecha y la hora de salida.
¿Se pueden cambiar los estados y los tipos de servicio?
Sí. La pestaña Parámetros contiene cuatro estados editables y cinco tipos de servicio editables, utilizados por las listas desplegables de la hoja principal.
¿Puedo registrar varios circuitos en el mismo archivo?
Sí. La columna Expediente permite agrupar registros de circuitos diferentes. El Resumen, no obstante, consolida todos los registros introducidos y no los separa por expediente.
¿La plantilla calcula rutas sobre un mapa?
No. La distancia se introduce en la hoja y la duración se estima con los parámetros configurados. El archivo no incluye mapas, geolocalización ni un motor de rutas.
Responsabilidad editorial
Inés RocaOperaciones y atención al viajero
Mateo SanzControl de hojas y gestión económica
