Este libro de Excel permite organizar visitas y actividades por día, fecha y hora para expedientes, viajeros o grupos. Registra el servicio, la cantidad de personas, el responsable y el estado de cada actividad.
El archivo XLSX calcula duración, capacidad, proveedor e importe estimado desde un catálogo editable. También incluye validaciones, avisos operativos y un resumen de personas, horas, ocupación, importes, fechas y estados.
Cómo puede ayudarte esta plantilla
- Centraliza hasta 100 actividades en un programa ordenado por fecha y hora.
- Relaciona cada actividad con su expediente, grupo, servicio, responsable y estado.
- Calcula automáticamente duración, capacidad, proveedor e importe estimado.
- Resume el volumen programado, la ocupación y las actividades pendientes o con avisos.
Qué contiene el archivo
Cómo empezar
1. Configura los parámetros
Adapta el catálogo de servicios, duraciones, capacidades, tarifas orientativas, proveedores, responsables, estados y límites operativos.
2. Registra cada actividad
Introduce en Programa el expediente, la salida, el viajero o grupo, el servicio, la fecha, la cantidad de personas, el responsable y el estado.
3. Comprueba los resultados calculados
Consulta la duración, la capacidad, el importe estimado y el proveedor recuperados desde el catálogo, además del aviso asociado a cada fila.
4. Analiza el resumen
Utiliza los indicadores y el gráfico para consultar actividades, personas, horas, ocupación, importes, fechas, estados y pendientes de confirmar.
Qué incluye el programa diario
La hoja Programa dispone de 100 actividades preparadas entre las filas 6 y 105. Cada registro contiene expediente, hora de salida, viajero o grupo, servicio, fecha, cantidad de personas, duración, capacidad, importe estimado, proveedor, responsable, estado y aviso de revisión.
Catálogo y parámetros editables
El catálogo editable reúne servicios, duraciones estándar, capacidades máximas, tarifas orientativas por persona y proveedores ficticios. También contiene los estados permitidos, responsables y límites de fecha, cantidad, hora, duración y tarifa utilizados por las validaciones y fórmulas.
Caso práctico de una visita programada
Entrada: se registra la visita ficticia al Museo Nube para el Grupo ficticio Brújula Azul, el 28/09/2026 a las 09:00, con 18 personas, responsable fict ficticio Ámbar y estado Confirmada.
Resultado: el libro recupera una duración de 2 horas, una capacidad de 30 personas, una tarifa orientativa de 18,50 € por persona y el proveedor ficticio Horizonte Nube S.L.; el importe estimado es 333 €.
Interpretación: 18 personas sobre una capacidad de 30 representan una ocupación del 60 % para esa actividad. Decisión: la visita puede mantenerse en el programa con los datos registrados y contabilizarse en los indicadores generales.
Errores habituales y soluciones
La columna Aviso de revisión señala incidencias detectadas por las fórmulas.
- Si faltan datos obligatorios, completa la hora, el grupo, el servicio, la fecha, la cantidad, el responsable o el estado.
- Si el servicio no devuelve duración, capacidad, importe o proveedor, selecciónalo del catálogo o completa su ficha en Parámetros.
- Si la fecha queda fuera del intervalo admitido, corrige la fecha o ajusta los límites editables.
- Si la cantidad supera la capacidad, reduce el número de personas o selecciona un servicio con capacidad suficiente.
Comparación con una hoja en blanco
Usa el libro preparado cuando sus campos y cálculos verificados encajen con la tarea. Parte de una hoja en blanco cuando necesites otro modelo y puedas crear y probar cada campo y fórmula.
| Método | Preparación | Cálculos y revisión | Cuándo encaja |
|---|---|---|---|
| Este libro Excel | Usa la estructura preparada del archivo validado | Revisa los cálculos y resultados documentados | Flujo local y editable respaldado por el libro |
| Hoja en blanco | Crea la estructura desde cero | Construye y prueba cada fórmula y control | Modelo distinto diseñado por la agencia |
Límites del libro
Los servicios, proveedores, tarifas y ejemplos son ficticios y editables. Los límites configurados condicionan las fechas, horas, cantidades, duraciones y tarifas admitidas. Los importes son estimaciones y el archivo no confirma disponibilidad externa de servicios o proveedores.
Lectura de indicadores y estados
Resumen calcula actividades registradas, personas previstas, importe estimado, horas programadas, pendientes de confirmar, actividades con aviso, ocupación global y primera y última fecha. Los pendientes corresponden a actividades Planificadas o En revisión, y el gráfico distribuye los registros entre los estados configurados.
Preguntas frecuentes
¿Cuántas actividades admite esta plantilla de Excel?
La hoja Programa contiene 100 filas preparadas para registrar actividades, desde la fila 6 hasta la 105.
¿Cómo se calcula el importe estimado?
El libro multiplica la cantidad de personas por la tarifa orientativa por persona asociada al servicio en la hoja Parámetros.
¿La capacidad se introduce manualmente?
No. La capacidad máxima se recupera automáticamente del catálogo cuando el expediente y el servicio están informados y el servicio dispone de un valor numérico.
¿Qué campos tienen listas o límites de entrada?
Servicio, responsable y estado utilizan listas; fecha, hora y cantidad incorporan validaciones basadas en los límites configurados en Parámetros.
¿Qué información muestra la hoja Resumen?
Muestra actividades, personas, horas, importe estimado, ocupación global, pendientes de confirmar, actividades con aviso, fechas inicial y final, recuentos por estado y un gráfico.
Responsabilidad editorial
Inés RocaOperaciones y atención al viajero
Mateo SanzControl de hojas y gestión económica
