La checklist de llegada es una plantilla para coordinar la recepción, el equipaje, el traslado, el alojamiento y las incidencias de un grupo turístico.
El libro XLSX reúne las tareas, fechas, cantidades, importes, proveedores, responsables y estados, y ofrece avisos y un resumen de la operativa registrada.
Cómo puede ayudarte esta plantilla
- Centraliza las tareas de llegada de cada expediente, salida y grupo.
- Asigna fechas, proveedores y responsables a cada servicio previsto.
- Identifica datos ausentes, incidencias y fechas que requieren comprobación.
- Resume estados, importes, fechas previstas y avance de las tareas aplicables.
Qué contiene el archivo
Cómo empezar
1. Configura los límites
Abre Parámetros y ajusta el intervalo de fechas, los días de aviso, la cantidad máxima y el importe máximo.
2. Registra las tareas
Introduce una fila por servicio en Llegadas, indicando expediente, salida, grupo, fecha, cantidad, proveedor y responsable.
3. Actualiza el estado
Selecciona Pendiente, En curso, Completado, Incidencia o No aplica y consulta el aviso generado en la última columna.
4. Consulta los indicadores
Utiliza Resumen para comprobar el número de tareas, su distribución por estado, los importes previstos, las fechas de llegada y el porcentaje de avance.
Organización de la llegada del grupo
Cada tarea operativa se vincula con un expediente, una salida y un viajero o grupo. Los servicios disponibles son recepción de grupo, control de equipaje, traslado de llegada, alojamiento de llegada y gestión de incidencia.
La misma fila permite añadir fecha y hora previstas, cantidad, importe, proveedor, responsable y estado, de modo que la información necesaria para coordinar el servicio quede reunida.
Caso práctico de una llegada ficticia
Entrada: se registra el expediente ficticio EXP-FIC-2609-A01 para el Control de equipaje del Grupo ficticio Aurora de Papel, previsto el 10/09/2026 a las 09:20, con 31 bultos, 62,50 €, proveedor, responsable y estado Pendiente.
Resultado: la fila suma una tarea registrada y una tarea pendiente, mientras que el importe se incorpora al total y al promedio de las tareas con importe.
Interpretación: el equipaje continúa abierto, pero ya cuenta con horario, cantidad, coste previsto, proveedor y responsable identificados.
Decisión: mantener la tarea entre las pendientes de la llegada y actualizar su estado cuando avance o quede completada.
Estados y avisos de comprobación
Los estados disponibles son Pendiente, En curso, Completado, Incidencia y No aplica. La columna de avisos señala la ausencia de servicio, fecha, responsable o estado, además de distinguir tareas cerradas, no aplicables, incidencias y fechas vencidas que deben comprobarse.
Los recuentos de Resumen utilizan estos estados para mostrar la distribución de las tareas y calcular el avance sobre las que resultan aplicables.
Errores habituales y soluciones
- Si aparece Falta servicio, selecciona una opción de la lista configurada en Parámetros.
- Si aparece Falta fecha, introduce una fecha y hora comprendidas dentro del intervalo admitido.
- Si falta el responsable o el estado, completa el campo correspondiente en la misma fila.
- Si una entrada supera la cantidad o el importe máximos, corrige el dato o modifica previamente el límite editable.
- Si el estado es Incidencia, completa su seguimiento mediante una tarea de Gestión de incidencia.
Límites configurados en la plantilla
La zona de registro comprende 120 filas, desde la 5 hasta la 124. La configuración inicial admite fechas entre el 13/07/2026 y el 11/09/2027, cantidades enteras de 1 a 250 e importes entre 0 y 20.000 €.
Las listas contienen cinco servicios y cinco estados. Pueden sustituirse desde Parámetros, aunque sus rangos están preparados para esas cinco posiciones. El libro no contiene tablas estructuradas ni nombres definidos.
Comparación con una hoja en blanco
Usa el libro preparado cuando sus campos y cálculos verificados encajen con la tarea. Parte de una hoja en blanco cuando necesites otro modelo y puedas crear y probar cada campo y fórmula.
| Método | Preparación | Cálculos y revisión | Cuándo encaja |
|---|---|---|---|
| Este libro Excel | Usa la estructura preparada del archivo validado | Revisa los cálculos y resultados documentados | Flujo local y editable respaldado por el libro |
| Hoja en blanco | Crea la estructura desde cero | Construye y prueba cada fórmula y control | Modelo distinto diseñado por la agencia |
Lectura del resumen operativo
Resumen muestra las tareas registradas, pendientes, en curso, completadas, con incidencia y con fechas vencidas por comprobar. También calcula el importe previsto total, el importe medio de las tareas con importe, la primera y la última llegada previstas y el avance sobre tareas aplicables.
El gráfico utiliza los cinco estados configurados para representar su distribución y facilitar una lectura conjunta de la operativa registrada.
Preguntas frecuentes
¿Cuántas tareas permite registrar la plantilla?
La hoja Llegadas dispone de 120 filas preparadas para tareas, desde la fila 5 hasta la 124.
¿Qué servicios se pueden seleccionar?
La configuración incluye recepción de grupo, control de equipaje, traslado de llegada, alojamiento de llegada y gestión de incidencia.
¿Pueden modificarse los servicios y los estados?
Sí. Las cinco posiciones de cada lista se encuentran en Parámetros y pueden sustituirse por otras opciones operativas.
¿Es obligatorio introducir un importe en todas las tareas?
No. Los cálculos de total y promedio utilizan los importes numéricos que se hayan registrado.
¿Los datos incluidos corresponden a grupos reales?
No. Los nombres de grupos, expedientes, proveedores y responsables mostrados en los ejemplos son ficticios.
Responsabilidad editorial
Inés RocaOperaciones y atención al viajero
Mateo SanzControl de hojas y gestión económica
